发布日期：2026-07-10 浏览次数：2
你有没有遇到过这种场景：需要给100个客户每人发一封内容不同但格式相同的邮件？或者给公司50个员工每人打印一张工资条？手动一个一个改，改到手酸还容易出错。
WPS的"邮件合并"功能就是为这种批量生成个性化文档而生的。它能自动把一份Excel表格中的数据，逐条填充到WPS文档的模板中，生成几十份甚至几百份内容各不相同的文档——而你只需要设置一次。
本文是一份零基础入门指南，用最通俗的语言带你从零搞懂WPS邮件合并。
先说一个很多新手会产生的误解：WPS的"邮件合并"功能，不是用来群发电子邮件的。
它的核心逻辑是：
一个固定格式的文档模板 + 一份包含不同数据的数据源 = 批量生成多份个性化文档
比如：
至于最终输出成打印稿、PDF文件、还是真的通过邮件发送，那是后续的操作选择——"邮件合并"本身只负责批量生成这一步。
在开始操作之前，你需要准备好以下两样东西：
这是一份WPS文字文档，其中包含所有收件人都一样的固定内容。
比如工资条的模板就是：公司名称、工号、部门、基本工资、绩效奖金、扣除项、实发金额……这些项目名称和格式是每个人一样的。而每个人的具体姓名、金额数字，留出空位，等数据源来填充。
这是一份WPS表格（或Excel表格），其中每一行代表一个收件人，每一列代表一个会变化的信息。
数据源必须满足以下格式要求：
一个规范的数据源长这样：
下面以"批量生成工资条"为例，一步步演示完整的邮件合并操作。
首先，用WPS表格新建一个文件，录入员工工资数据（如上表），保存为 工资数据.xlsx。
然后，用WPS文字新建一个文件，设计好工资条的模板格式：
其中《》里的内容是占位符，代表这里将来会填入数据源中的对应信息。
小提示：模板中的占位符可以先用《》或【】标出位置，等后面用邮件合并的"插入合并域"功能替换为正式的域代码。
保存主文档为 工资条模板.wps。
打开主文档（工资条模板.wps），在顶部菜单栏找到"引用"选项卡。
点击"邮件合并"按钮（图标上有一个信封）。这时WPS界面右侧会弹出"邮件合并"任务窗格。
如果你在WPS的"引用"选项卡中找不到"邮件合并"，可以尝试以下方式：
在右侧的"邮件合并"任务窗格中，操作顺序是：
工资数据.xlsx此时，数据源中的每一列（姓名、部门、基本工资……）都变成了WPS可以调用的"合并域"。
这是最关键的一步——把数据源中的列名，插入到主文档模板的对应位置。
《姓名》（包括书名号一起删掉）《姓名》（看似一样，但现在是动态链接的数据域）《工号》 → 插入合并域"工号"《部门》 → 插入合并域"部门"《基本工资》 → 插入合并域"基本工资"《绩效奖金》 → 插入合并域"绩效奖金"《实发金额》 → 插入合并域"实发金额"完成后的模板中，原来手写的占位符全部被替换为真正的合并域。你可以通过"查看合并数据"按钮预览效果——点击后域代码位置会显示第一条数据的实际内容。
注意：如果某个合并域的名称在数据源中找不到（比如模板里写了"工资"但数据源表头是"基本工资"），WPS会提示找不到该字段。确保域名称与数据源表头完全一致。
在右侧任务窗格中，找到"查看合并数据"按钮（通常是一个左右箭头图标），点击后：
这是发现问题的关键步骤。比如：数据源中某一行的金额是空白的，或者某个名字超长导致格式错位，都能在预览时发现并修正。
常见的预览异常及处理：
确认预览无误后，最后一步是批量生成输出。WPS提供了三种输出方式：
方式一：合并到新文档（最常用）
点击"合并到新文档"→ 在弹出的对话框中选择"全部"→"确定"。
WPS会自动生成一个新的WPS文档，里面包含所有人的工资条，每人一页（或根据你设置的格式自动分页）。你可以直接打印这个新文档，或者另存为PDF。
方式二：合并到打印机
点击"合并到打印机"→ WPS会直接把每个人的文档发送到打印机。适合只需要纸质版、不需要电子版的场景。
方式三：合并到电子邮件
点击"合并到电子邮件"→ 需要你的数据源中包含"邮箱地址"这一列 → 选择邮件格式 → WPS会调用电脑上的邮件客户端（如Outlook）自动发送。
这个功能对邮件客户端和系统环境有要求，如果你平时用网页版邮箱（如QQ邮箱网页版），这个功能可能无法直接使用。
推荐做法：先"合并到新文档"，生成完整的文档后再统一处理（打印、另存PDF、手动发送邮件等），这样最灵活，也方便检查。
这是邮件合并最经典的应用场景。
数据源表头：工号、姓名、部门、基本工资、绩效奖金、加班费、社保扣除、公积金扣除、实发金额
模板设计要点：
《年份》年《月份》月的设计，年份和月份也作为合并域从数据源引用输出建议：合并到新文档后，打印出来裁剪分发，或者导出为PDF通过企业微信/钉钉私发给员工。
数据源表头：姓名、称呼（先生/女士/老师）、单位、职务、座位号、签到码
模板设计要点：
尊敬的《姓名》《称呼》您被安排在《座位号》号桌，签到码为《签到码》数据源表头：姓名、课程名称/奖项名称、完成日期/颁奖日期、证书编号
模板设计要点：
二〇二六年《月份》月《日期》日数据源表头：姓名、工号、部门、职位、照片路径
模板设计要点：
关于照片插入：邮件合并插入照片比插入文字稍复杂。如果你的数据源中有一列存储了照片文件路径，可以通过插入域代码的方式调用。但新手建议先用文字和数据完成，照片功能等熟练后再探索。
.xls（97-2003格式）后再试当你掌握了基础的邮件合并后，可以试试这些进阶用法：
在邮件合并中，可以添加逻辑规则。比如：
在"邮件合并"任务窗格中点击"规则"→ 选择对应的条件规则即可设置。
2026版WPS中，AI能力已经深度融合。你可以在邮件合并的模板中，结合AI生成一部分个性化内容。比如针对不同客户类型，让AI生成不同的问候语段落。
如果你每个月都要做相同格式的工资条、邀请函，建议把设置好的模板保存为"邮件合并主文档模板"。下次使用只需要替换数据源文件，所有域设置都不需要重新做。
WPS邮件合并的核心就三步：
这个功能学起来大概需要20分钟，但一旦掌握，处理批量文档的效率能从"手动逐一修改2小时"变成"设置完以后10秒搞定"。
对于HR、行政、市场、教务等需要频繁处理批量文档的岗位，邮件合并是值得花时间学会的核心办公技能。
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