WPS 送货单怎么做：签收那一栏是给谁留的

出库单、入库单、送货单，看起来都是"记一下东西动了"。

但它们之间有一个区别，而这个区别决定了送货单该怎么设计。

出库单记的是"东西从我的库里出去了"。 入库单记的是"东西进了我的库"。 而送货单记的是"东西从我这儿，到了他那儿"。

这句话里多出来的，是"经过了一段路"这件事。

而"经过一段路"就意味着：东西在路上，是有人负责的。

它可能由你自己的人送过去，也可能交给了第三方的运输方。 而不管是哪种，在那段路上，东西从一个人手上交到了另一个人手上。

所以送货单比出库单多了一个人。

这一点直接回答了标题那个问题——签收那一栏到底给谁留的。而答案是：不是留一栏就完事，是要把三个位置分清楚。

三个位置，不是两个

先说清是哪三个。

第一个是发货人。

也就是你这边把东西打包、交出去的那个人。 他做的事是"把这批货交出去"。

第二个是送货人（或者说承运人）。

也就是实际把货送到的那一方。 他可能是你自己公司的人，也可能是一个第三方的运输方。

第三个是签收人。

也就是对方那边收货、确认的那位。

为什么要把这三个分开？

因为他们是"交接"的关系。

发货人把货交给送货人——这是一次交接。 送货人把货交给签收人——这是第二次交接。

而每一次交接，都意味着"从这一刻起，东西归谁负责"发生了变化。

所以如果单子上只有一栏"签名"，那出了问题时你就说不清是哪一段出的——货少了，是发货的时候就少装了？还是路上丢了？还是对方签收之后才少的？

而三个位置分开写，这个问题就变成"去看哪一段的签名对不上"。

顺带说一句，这件事我在讲出库单的那篇里说过一半——那里说的是"经手人"和"签收人"要分两栏，因为"谁给的"和"谁收的"是两件不同的事。

而送货单比那儿多出来的，就是中间那个"送货人"。 因为他不是"给"也不是"收"，他是"运"。

所以那句话可以这样记：出库单是两个人（给的、收的），送货单是三个人（发的、运的、收的）。多的那个，就是因为货要经过一段路。

签收那一栏，是给"收货的人"留的

有了上面那三个位置，标题那个问题的答案就清楚了。

签收那一栏不是给"送货的人"留的，而是给"收货的人"留的。

为什么这一点容易搞错？

因为在实际场景里，"送货的人"往往是最后站在你面前的那个人。

比如司机把货送到，他在门口等着。 这时候如果单子上只有一栏，很容易就让他签了——因为他就在那儿，而且他手里拿着单子。

但这么做的后果是：这张单子上没有任何"对方确认"的痕迹。

而"对方确认"这件事，恰恰是送货单存在的意义。

你想想：送货单为什么要对方签字？

因为它要证明"东西已经交到对方手上了，而且对方认了这个数量、这个品种"。

如果签的是司机，那证明的只是"司机把货拉到了"——而"对方收到了"这件事，还是没人确认。

所以那一栏必须留给对方的人签。

而这里有两个很实际的细节。

一个是"代收"要能写得下。

因为很多时候签的人不是本人——可能是对方的仓管、前台、或者某个同事。

所以建议加一栏"代收人"或者留一格备注，写清"是谁替谁收的"。

因为你以后再拿这张单子去核对时，"这是谁签的"和"他有没有资格签"是两件事。

另一个是签名和日期要分开两格。

这一点我在讲出库单的那篇里说过，这里再用一次：实际签收的时候往往要写"名字 + 日期"，挤在一格里会很局促。

而日期这一栏尤其重要——因为它决定了"货是哪天到的"。以后算账期、算"是不是按时送到"，靠的都是这个日期。

所以这两个细节，都属于"提前留好"的事——等到现场你会发现没有地方写。

怎么和订单对上

再说你问的这个。而它的答案只有一句话：订单号必须进到"每一行"。

先说为什么。

送货单和订单是两张不同的单子，而它们之间唯一的联系，就是订单号。

所以你事后能不能对上，完全取决于"那个号有没有被记在单子上"。

而这里有一个很容易犯的错：只在表头写一个订单号。

这么做的问题在于——"一送多单"的情况会立刻对不上。

什么叫"一送多单"？

就是一次送货里，包含了两个或者更多订单的货。

比如客户一次下了三张单，你凑一批一起送过去。 这时候表头只能写一个号，那另外两张单就丢了线索。

所以正确的做法是：订单号进到明细行。

也就是说，单子上不要只有一列"品名、数量"，还要有一列"订单号"——每一行都标明"这一行是属于哪张订单的"。

这样不管是一张订单还是三张订单，都能对得上。

而反过来还有一种情况，也要想到：

"一单多送"。

也就是一张订单的货，分几次送。

这种情况的线索是"订单号 + 第几次"。 所以建议在备注那一列写清"第 1 批""第 2 批"（这个做法和我在讲入库单那篇里说的"分批到货要记两行"是同一个道理）。

那怎么判断"到底送齐了没有"？

靠对。

而对的思路就是我在讲对账单那篇里说的那一套：把送货单上的数量，按订单号汇总，然后和订单上的数量比。

差的那部分，就是"还没送"的。

而这件事能不能做，前提还是那一个——订单号在行上，不在表头上。

所以那句可以这样记：想在事后把送货单和订单对上，靠的不是"你记得"，而是"每一行都带着订单号"。

三联单：不是印三张一样的

再说你给的这个。而这里有一个常见的误解要先拆掉。

三联单不是"把同一张单子印三份"，而是"三个用途各留一份"。

这三个用途通常是这样：

一联你自己留底（存根）。 一联给客户（也就是签收的那一份）。 一联给财务（用来对账、开票）。

所以做的时候要问一个更实际的问题：

这三联，是不是要长得完全一样？

答案是：大部分内容一样，但"要写的地方"可能不一样。

比如给财务的那一联，可能需要在签收之后贴一张回单；而你留底的那一联，可能就是原样放着。

所以设计的时候，别只想着"内容一样就行了"——还要留出"各联分别要用的余地"。

另外一个很实用的点：

三联单通常是用不同颜色的纸来区分的。

而这一点是"买纸的时候选的"，不是"打印的时候设的"。

也就是说，你去买三联单纸的时候，已经决定了"第一联是什么色、第二联是什么色"。 而你要做的，是把内容按那个顺序打到对应的位置上。

这就带出一个很实际的问题：三联单的纸是有规格的。 下面说尺寸的时候一起说。

打出来要多大

再说这个。而送货单和标签有一个重要的不同：标签是"小格子"，而送货单是"一整张纸"。

所以标签那边要算的是"一页排几个"，而送货单这边要算的是"一页能写多少行明细"。

这个区别决定了你该先想什么。

所以判断尺寸的顺序应该反过来：

先看你的货通常有几行明细，再定纸的大小。

如果一般就三五样东西，那 A5 甚至更小就够了。 如果经常几十行，那 A4 都可能不够，要考虑缩小字号或者续页。

而这里有一个关键：明细行数决定纸张大小，而不是反过来。

因为你把纸定小了、行写不下，那就要么改字号（而字号改小会影响"能不能看清"），要么做续页（而续页会让"一张单"变成"两页"，签收的时候容易漏签一半）。

而如果你用的是买来的三联单纸，那就和标签一样：先看规格。

要看三样：这张纸多大、一联有多高（也就是三张联纸连在一起占多高）、以及它的定位孔或者撕线在哪。

然后你的表要照着那个规格排——因为差一点，打出来就会串到下一联上。

而这里同样有一个最省事的验证动作：先打一张。

拿一张三联单纸手动喂进去，打一张，看内容是不是落在对应的那一联上。 这一张纸花不了几分钟，但它能确认"你这套排版能不能对上这种纸"。

至于"怎么批量打"这个问题，答案是"邮件合并"。

原理就是我在讲标签那篇里说的那一套：一份清单作为数据源，一份排好版的模板，然后让它按数据一行一行地重复。

但送货单比标签多一层：它通常是"一次要打好几张不同的单"（给不同客户的）。

所以这里多一个动作：按客户分组。

做法是要么用合并里的筛选功能（具体能力各版本不一样，所以我不给一个确定说法），要么用最土也最稳的办法——先筛出一个客户的，打一批；再筛下一个。

后者听起来笨，但它不会出错，而且很适合"一批一批来"的实际节奏。

几个常见的坑

第一个坑，是只留一栏签名，让送货的司机签了。那证明的只是"货拉到了"，不是"对方收到了"。

第二个坑，是没留"代收人"的位置。而实际签收的经常不是本人。

第三个坑，是把订单号只写在表头上。那样"一送多单"立刻就对不上。

第四个坑，是把三联单当成"印三份一样的"。它是三个用途各留一份，各联的用途可能不同。

第五个坑，是先定纸的大小、再想行数够不够。应该反过来：先看货有几行，再定纸。

最后

如果只用三句话记住这篇，我希望是这三句话。

送货单比出库单多一个人——因为货要经过一段路。所以单子上要留三个位置：发货人、送货人、签收人。而"签收那一栏"是给收货的人留的，不是给送货的人留的；送货的那个人得单独有一栏，因为他经手了，而且他是"两次交接"中间的那一环。另外别忘了留"代收人"的位置，因为实际签收的经常不是本人。

而"怎么和订单对上"，答案只有一句话：订单号要进到每一行，而不是只写在表头上。因为一旦出现"一送多单"，表头那个号就漏掉了另外几张订单的线索。反过来"一单多送"也一样，要在备注里写清"第几批"。

最后：三联单不是印三份一样的，而是三个用途各留一份（存根、客户、财务）——所以要留出各联分别要用的余地。而尺寸这件事，标签那边算的是"一页排几个"，送货单这边算的是"一页写几行明细"——所以顺序应该是先看货有几行，再定纸的大小。