公司100个人，月底了要做100份工资条。你打开WPS，复制第一个人的数据→粘贴到模板→调整格式→保存→复制第二个人的数据→粘贴到模板→……

做到第15个人，你已经开始怀疑职业选择。

而财务大姐用邮件合并功能，3分钟把100份工资条全部生成完毕，已经去喝咖啡了。

这不是什么高级编程，就是WPS自带的"邮件合并"功能。它能把一份模板+一张数据表=批量生成无数份个性化文档。这篇文章用工资条这个最经典的场景带你学会邮件合并，然后扩展到证书、邀请函、工牌等所有批量生成场景。

一、邮件合并是什么？（30秒搞懂）

邮件合并 = 模板 + 数据表 = 批量生成个性化文档

你需要准备两个文件：

WPS把数据源中的每一行数据，逐一填入模板的占位符中，生成100份独立的文档——每份文档里面的人名和数字都不一样，但格式完全一致。

二、实战案例：批量生成工资条

第一步：准备数据源（WPS表格）

在WPS表格中创建一个工资数据表：

注意事项：

• 第一行必须是列标题（姓名、基本工资……），不能是空行。
• 数据必须连续，中间不能有空行。
• 每个单元格只放数据，不要合并单元格。
• 保存文件（如"工资数据.xlsx"），关闭WPS表格。

第二步：制作主文档模板（WPS文字）

在WPS文字中创建一个工资条模板：

┌─────────────────────────────────────────────┐
│    XX公司2026年6月工资条    │
│            │
│ 姓名：__________ 工号：__________   │
│            │
│ 基本工资：__________ 绩效奖金：__________ │
│ 加班费：__________ 应发合计：__________ │
│ 社保扣款：__________ 公积金：__________  │
│            │
│ 实发工资：__________       │
│            │
│ 备注：如有疑问请联系财务部     │
└─────────────────────────────────────────────┘

调整好格式，让模板看起来整齐美观。横线上的空白位置，就是后面要插入合并域的地方。

第三步：关联数据源

1. 在WPS文字的工资条模板中，点击 "引用" 选项卡。
2. 点击 "邮件合并" 按钮（或"邮件"选项卡中的"邮件合并"）。
3. 右侧出现"邮件合并"任务窗格。

选择数据源：

1. 在任务窗格中 → 点击 "打开数据源"。
2. 选择刚才保存的"工资数据.xlsx"文件。
3. 如果工作簿中有多个Sheet → 选择包含工资数据的那个Sheet → 确定。

此时WPS已经关联了数据源，任务窗格中会显示数据源中的字段名：姓名、基本工资、绩效奖金……

第四步：插入合并域

这是最关键的一步——把模板中的空白位置替换为数据源中的字段。

1. 在模板中选中"姓名："后面的空白处。
2. 在任务窗格中，点击 "插入合并域" → 选择 "姓名"。
3. 姓名后面出现 《姓名》 这样的占位符（实际显示为书名号包裹的字段名）。
4. 同样操作：在"基本工资："后面 → 插入"基本工资"域。在"绩效奖金："后面 → 插入"绩效奖金"域。
5. 把模板中所有的横线处都替换为对应的合并域。

插入完成后，模板变成：

姓名：《姓名》 工号：《工号》
基本工资：《基本工资》 绩效奖金：《绩效奖金》
……
实发工资：《实发工资》

第五步：预览合并结果

在任务窗格中点击 "查看合并数据" 或 "预览结果"。

《姓名》变成了"张三"，《基本工资》变成了"8000"——第一行数据已经填进来了。

点击任务窗格中的左右箭头，可以逐条预览每一个人的工资条。确认格式和内容无误。

第六步：合并输出

确认无误后，批量生成所有工资条：

1. 任务窗格中 → 点击 "合并到新文档"。
2. 选择 "全部" → 确定。
3. WPS自动生成一个新文档，里面包含100页——每页是一个人的工资条。
4. 保存这个新文档 → 直接打印或另存为PDF发给员工。

从打开模板到100份工资条全部生成，全程不超过3分钟。

三、其他实战场景

场景二：批量生成荣誉证书

主文档模板：

    荣誉证书

 兹证明《姓名》同志在2026年度
工作中表现优异，被评为
 "年度优秀员工"
特发此证，以资鼓励。

     XX公司
     2026年6月

数据源： 一列，列标题为"姓名"，下面是员工名单。

操作： 同样的邮件合并操作 → 插入"姓名"域 → 合并到新文档 → 一次性生成所有人的荣誉证书。

场景三：批量生成会议邀请函

主文档模板：

尊敬的《姓名》《职位》：

兹定于2026年6月15日召开XX项目启动会，
诚邀您出席。

会议时间：14:00-16:00
会议地点：XX大厦3楼会议室
参会部门：《部门》

     XX项目组

数据源： 三列——姓名、职位、部门。

效果： 生成50份邀请函，每个人的名字、职位、部门都不同。比"尊敬的各位领导"这种群发称呼正式得多。

场景四：批量生成工牌

在WPS文字中插入一个2列×3行的表格，做成工牌模板（左边放照片占位、右边放信息）。每个工牌一个小表格，页面排列4-6个工牌。

邮件合并后： 一页纸上排满多个人的工牌，打印出来直接裁剪。

场景五：批量生成信封标签

快递需要打印收件人地址标签：

1. 主文档：一个3列×N行的表格，每格是一个标签位置。
2. 数据源：姓名、地址、电话三列。
3. 插入合并域后 → 合并到新文档 → 打印 → 贴在信封上。

四、邮件合并的高级选项

合并到打印机（不生成文档直接打印）

如果不需要保存电子版，可以直接打印：

任务窗格 → "合并到打印机" → 选择全部 → 打印机直接逐份输出。

选择性合并（不是全部数据）

任务窗格 → "合并到新文档" → 选择"从…到…"→ 输入行号范围（如从5到15）。只生成第5到第15个人的文档。

数据源中有空值怎么处理？

如果某个人的某个字段是空的（如没有加班费），合并后该位置会显示空白——正常。如果需要显示"0"或"—"，在WPS表格中把空值提前填好。

五、常见翻车问题速查

六、完整操作速查卡

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│   WPS邮件合并 操作速查卡       │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 【准备阶段】            │
│ ☐ 数据源表格：第一行列标题 + 数据连续 + 无合并单元格   │
│ ☐ 主文档模板：写固定内容 + 留空白位置      │
│               │
│ 【执行阶段】            │
│ ☐ 1. 引用 → 邮件合并 → 打开数据源 → 选表格文件    │
│ ☐ 2. 光标放空白位置 → 插入合并域 → 选对应字段    │
│ ☐ 3. 重复步骤2直到所有空白都插入对应域      │
│ ☐ 4. 查看合并数据 → 预览确认        │
│ ☐ 5. 合并到新文档 → 全部 → 保存/打印      │
│               │
│ 【常见应用】            │
│ ☐ 工资条 / 荣誉证书 / 邀请函 / 工牌 / 信封标签 / 合同  │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

总结

邮件合并的核心就三步：

学会邮件合并意味着： 以前需要复制粘贴100次的工作，现在只需要3分钟。工资条、证书、邀请函、工牌、信封标签、批量合同——只要是"模板相同、数据不同"的批量生成场景，全部适用。