WPS表格打印区域设置教程:别再打出一堆空白页了

上周有个做行政的朋友给我发了张照片。打印机旁边堆了十几张纸，每张上就一行数字，孤零零地悬在页面中间。他问我是不是WPS坏了？我一看，好家伙。整张表的A列到Z列，全被当成打印范围了。打出来自然是一堆“天书”。这问题我真不是第一次见了。基本都是同一个原因——不知道WPS表格打印区域设置在哪里。

说实话，这功能藏得不算深。但如果你从来没点过，光靠直觉？真找不着。今天这篇就掰开揉碎讲清楚——怎么设置、怎么取消、怎么搞定那些让人抓狂的边角情况。都是我自己踩过坑之后攒下的经验。

别急。咱们从最笨的问题开始。

打印区域到底是个啥？

这么说吧。你的WPS表格可能有一万行数据，从A列一直排到AB列，密密麻麻跟蚂蚁似的。但你要打出来的，可能只是左上角那一小块。如果你啥都不设置，直接按Ctrl+P，WPS会把所有有内容的、甚至只是有格式的单元格，全都打印出来。结果就是你拿到厚厚一叠根本没用的纸。

设置打印区域，就是告诉WPS一句话：只打印我圈出来的这块地儿，其他地方别碰。

就这么个意思。

WPS表格打印区域设置教程：手把手操作

好了，进入正题。以下操作我以WPS Office 2023个人版为例。老版本的菜单名字可能略有差别，但位置逻辑差不多。

第一步：选中你要打印的单元格范围

比如你想打印A1到F30这块区域。就用鼠标从A1单元格按住左键，一路拖到F30。松开之后，选中区域会变色，通常是浅蓝色或浅灰色，取决于你用的主题。

这一步没啥技术含量。但有一点要注意：如果你选错了，比如多选了G列，打印的时候G列也会带出来。别问我怎么知道的。

第二步：找到“页面布局”选项卡

WPS表格顶部菜单栏是这样的：开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅、视图。你点“页面布局”，进去之后中间偏左的位置有一个叫“打印区域”的按钮。

那问题来了，为什么你之前找不到？因为这个按钮不算显眼。图标不大，夹在一堆功能中间。我第一次用WPS的时候也找了半天，甚至怀疑它到底存不存在。后来才发现在“页面布局”下面。其实也不全是找不到，准确说，是压根没往那个方向瞄。

第三步：点击“设置打印区域”

点开“打印区域”按钮后，下拉菜单里就两个选项：“设置打印区域”和“取消打印区域”。选第一个。完事儿。

真的，就这么三步。你现在按Ctrl+P看看，打印预览里应该只剩你选中的那块了。

哦对，还有一个更快的办法。选中区域后，直接按键盘上的Alt+P，再按S，再按A。这是WPS的快捷操作序列。但说实话，这个快捷键组合有点反人类。我每次都要在脑子里过一遍字母顺序，不如直接点鼠标来得快。所以我不太用它。

打印区域设置好了，但打印出来还是不对？

恭喜你，这几乎是必踩的坑。设置打印区域只是第一步。打出来效果不对，往往跟打印缩放和页面边距有关。

情况一：内容被缩得跟蚂蚁一样小

WPS默认会把打印内容缩放到“适合页宽”。如果你圈的区域比较宽（比如从A列到P列），WPS会为了塞进一张A4纸，把整体比例缩到很小。打出来字小得可怜，你拿放大镜看都费劲。

解法：Ctrl+P打开打印面板，在右侧找到“缩放”选项，把“缩放到页宽”改成“不缩放”，或者手动设一个百分比。一般设80%到100%之间比较合适。如果表格实在太宽，建议直接在表格里调整列宽，别让打印去硬缩。当然，这招不是万能的，碰到特别复杂的表格，还是得手动折腾列宽和页边距。

情况二：右边几列莫名其妙跑到第二页

这个也很常见。真的，见了太多回了。你明明设置好了A到F的打印区域，结果F列打到了第二页上。原因多半是你的F列右边线刚好卡在打印边界的临界点上，加上页面边距吃掉了可用宽度，最后就溢出了。

解法：去“页面布局”里把页边距调窄一点，比如左右各设1.5厘米。通常就能把挤出去的列拉回来。如果调完还不行，就把打印区域往外扩半列，用空白列来兜底。这个方法也不是每次都灵，遇到特别倔的表格，还是得手动改列宽。

情况三：内容全挤在左上角

这个，是最容易逼死强迫症的。打出来的表格左对齐、上对齐，右边和下面空一大片。特别难看。

解法：在打印设置里找“居中方式”，勾选“水平”和“垂直”。位置在页边距设置的旁边，不难找。勾上之后，内容就会整整齐齐居中了。这个我第一次用WPS的时候完全没注意到，后来被一个处女座同事吐槽了才改的。

取消打印区域这个事儿

设了打印区域之后，如果你下次想打印全部内容，需要先取消。路径跟设置一样：页面布局→打印区域→取消打印区域。

这里埋了个坑。取消之后WPS会回到默认状态，也就是打印所有可见内容的区域。但如果你之前还手动调整过分页符，取消打印区域之后分页符不会跟着清掉，可能还会影响打印结果。所以建议取消之后按Ctrl+P预览一眼，确认没问题再打印。

我之前就犯过这个错。设置打印区域打完发票之后，忘了取消，就直接去打印月度报表。结果出来一堆只有上半截的纸。当时第一反应是打印机坏了，折腾了快俩小时。最后发现，就是打印区域没取消。害。

设置多个不连续的打印区域

有时候你不想打印一整个矩形区域，而是两块分开的区域。比如A1到C20和E1到G20，中间的D列不要。

这个WPS支持。操作方法是：先选中第一块区域，然后按住Ctrl键不放，再选中第二块区域。选好之后，还是走老路径：页面布局→打印区域→设置打印区域。

打印的时候，两块区域会分开打，各占一页。WPS不会把它们拼到一张纸上。如果你想让它们打在一张纸上，那别用这个功能了，自己把数据挪到一块儿更实际。

一个容易忽略的实用组合：打印区域+打印标题行

如果你的打印区域跨了好几张纸，第一页有表头，翻到第二页就只剩数据，没表头了。这个，很尴尬。

WPS有个功能叫“打印标题行”，在页面布局选项卡里能找到。你设置好之后，每一页顶部都会自动重复打印你指定的那一行作为表头。配合打印区域一起用，效果真的一绝。

我帮财务打工资条的时候，就是靠这两个功能组合搞定的。不然几十条记录打出来，翻到后面谁是谁根本分不清。还真别说，效果出乎意料地好。

WPS表格打印区域设置的常见问题

Q: 设置了打印区域之后能保存吗？

A: 能。保存文件的时候打印区域信息会一起存进去，下次打开还在。这个跟Excel的规则基本一致。但有个例外——如果你把文件另存为CSV格式，打印区域就没了。CSV只保存纯数据，不带任何格式信息。我之前就中过招，辛辛苦苦设置好，结果另存为CSV再打开，区域全丢了。另外WPS移动版打开电脑端设置过打印区域的文件，有时候不显示打印区域，这个跟手机版的功能完善程度有关。

Q: 能不能只打印选中区域，不正式设置打印区域？

A: 可以。选中区域后按Ctrl+P，在打印面板的“打印内容”里选“选定区域”。这样只对本次打印生效，不会保存到文件里。适合偶尔临时打印局部数据的情况。我一般应急的时候用这个，不用去设置又取消，省一步是一步。这个功能挺实用，临时打印个几行数据的时候，不用来来回回点设置。

Q: 为什么我设置了打印区域，打印预览还是显示整张表？

A: 大概率是设置没生效。确认一下你是不是在正确的选项卡里点了“设置打印区域”，别误点了旁边的“打印标题”或者“分页符”。还有个可能是你选中的区域范围为空，WPS会忽略这次设置。重新选中有效的单元格范围再试一遍。

手机端能设置打印区域吗？

能，但我不想推荐你用。WPS移动版里这个功能埋得很深：文件→打印→打印设置→打印区域。找到它本身就要点好几层菜单，而且手机屏幕小，选起单元格来特别费眼睛。再加上手机连接打印机的体验本身就不稳定，有时候能正常打，有时候卡在那不动。

所以我的建议是：如果需要精确控制打印范围，别在手机上折腾了。把文件发到电脑上，三秒钟搞定的事情，手机上搞不好要折腾二十分钟。真的，别问我为什么知道。

跟Excel的打印区域比怎么样？

我用过相当长一段时间的WPS，也用过Office。两者在打印区域这个功能上的核心逻辑几乎一样，会用Excel打印区域的人切换到WPS基本没有障碍。差别主要在实际使用的细节上：

• WPS的菜单布局跟Excel不完全一样，刚切换过来需要花几分钟适应一下位置
• WPS的打印预览跟实际打印效果偶尔有差异，尤其是字体渲染方面，建议正式打印前用“打印预览”仔细核对
• WPS个人版功能够用，普通打印需求完全能应付
• 但涉及到很复杂的大表格打印场景，Excel在分页控制上会更细腻一些，WPS稍逊一筹

日常办公场景，WPS的打印区域设置完全够用了。没必要为这个功能去纠结用哪个软件。

讲道理，这个功能真的值得花时间学会

设置打印区域这个操作，本身技术含量很低。但如果你不会，每次打印的时候都可能浪费纸、浪费时间、浪费心情。我之前在公司带新人的时候，发现很多人刚入职的时候都不会设打印区域，打出来的报表千奇百怪。花五分钟教一下，后面就再也没出过打印方面的低级错误。

所以如果你看到这里还没动手试过，建议现在打开一个WPS表格文件，随便选一块区域，照着上面的步骤操作一遍。五分钟之后你就会了。真的。

（我当时第一次用的时候完全没注意到“打印标题行”就在打印区域按钮右边，两个功能放在一起其实挺合理的，但如果你脑子里没有“重复表头”这个概念，扫过去就是会忽略。）

最后说一句。打印这件事，预览才是最重要的。不管你怎么设置，按下打印之前一定先看一眼预览。WPS的打印预览做得很直观，大部分问题在预览阶段就能发现。省得打完才后悔，那纸就白瞎了。

对了，如果你用的是WPS专业版或者企业版，部分界面和选项可能会多一些，但打印区域设置的路径是一样的。如果死活找不到，点右上角的帮助，搜“打印区域”，WPS官方有图文教程。就是写得比较官方，读起来费点劲。反正你就按我上面说的路径走，没跑。

这篇文章就先写到这。如果你刚好卡在某个打印问题上，欢迎在评论区留言描述具体现象，我看到会回。光说“打印有问题”我没法判断，最好说清楚是什么版本、什么操作、什么结果。

行了，去试试吧。

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