传统的远程审阅方式：

打开文档 → 发现问题 → 截图 → 打开微信 → 粘贴截图 → 打字说明 → 发送 → 对方回复 → 切换回文档 → 修改 → 下一个问题→ 再来一轮……

一次审阅，10次切换应用。而且三天后想找「当时对方说了什么」，聊天记录已经被淹没。

WPS的评论和批注这两个功能，就是让审阅沟通「留在文档里」的解决方案。前者侧重于协作者之间的对话讨论，后者侧重于对具体内容的注解说明。本文将全面讲解两者的区别、用法和最佳实践。

第一部分：评论功能全解

1.1 评论是什么？

评论是WPS文档中的「对话气泡」——选中一段内容，插入一条评论，协作者可以在评论下方回复，形成讨论线程。

评论的核心特征：

1.2 基本操作

添加评论：

1. 选中需要讨论的文字或区域
2. 右键 →「添加评论」
3. 或使用快捷键 Ctrl + Alt + M
4. 或点击工具栏「插入」→「评论」
5. 在右侧评论框中输入内容
6. 点击「发送」

回复评论：

1. 点击已有评论
2. 在下方输入框中回复
3. 可使用@提及通知特定人员
4. 点击发送，回复将出现在该评论线程下

标记已解决：

1. 点击评论右上角的「···」
2. 选择「标记为已解决」
3. 评论仍然保留，但视觉上变灰或折叠
4. 所有协作者可以看到该问题已处理

删除评论：

1. 点击评论的「···」
2. 选择「删除」
3. ⚠️ 删除后评论线程完全消失

1.3 评论的巧妙用法

用法一：分章节审阅

审阅者可以在每个章节的标题处添加评论：

第一章 项目背景
 └─ 💬 @张三：「本章数据引用需要更新到2024年」
 └─ 💬 @张三回复：「已更新，请复查」
 └─ 💬 「确认无误，标记为已解决 ✅」

用法二：替代审阅清单

在文档开头建立一个「审阅清单评论」：

💬 审阅清单（请逐项确认后回复）
 ├─ 1. 格式符合公司模板 → @李四 「已确认 ✅」
 ├─ 2. 数据来源已标注 → @李四 「第3页缺少来源，请补充」
 ├─ 3. 页码和目录正确 → @李四 「待确认」
 └─ 4. 附件完整 → @王五

用法三：知识沉淀

将重要的讨论线程保留不删除，作为团队知识积累：

💬 为什么选择了方案A而非方案B？
 └─ @产品经理回复：「经过6月15日会议讨论，方案A的兼容性更好…」
 └─ 这条评论将成为未来接手此文档的人的重要上下文

第二部分：批注功能详解

2.1 批注 vs 评论：核心区别

很多用户分不清这两个功能，先看对比：

一句话区分：

• 评论 = 对话，有来有回，审阅完可以关闭
• 批注 = 便签，贴在内容旁边做补充说明

2.2 WPS文字中的批注

添加批注：

1. 选中文字
2. 点击「审阅」→「新建批注」
3. 或右键 →「新建批注」
4. 在批注框中输入内容
5. 批注显示为文档边距中的气泡

批注的使用场景：

2.3 WPS表格中的批注

表格批注位于单元格右上角，以红色三角标记：

添加表格批注：

1. 选中单元格
2. 右键 →「插入批注」
3. 或「审阅」→「新建批注」
4. 输入说明文字
5. 批注会显示红色三角，鼠标悬停时显示内容

表格批注的特殊用途：

2.4 WPS演示中的批注

演示文稿的批注通常用于幕后沟通：

1. 选中幻灯片上的元素
2. 「审阅」→「新建批注」
3. 批注不会在演示放映时显示

演示批注的典型用法：

• 「此处动画效果需要调整」
• 「这张图需要替换为最新版logo」
• 「演讲备注：此页留给观众提问时间」
• 「领导审阅意见：数据请用Q3最新版」

第三部分：审阅工作流设计

3.1 标准四步审阅流程

┌─────────────────────────────────────────┐
│   WPS文档远程审阅标准流程   │
├─────────────────────────────────────────┤
│           │
│ 第1步：发起审阅       │
│ ├─ 作者完成初稿       │
│ ├─ 在文档顶部发布审阅说明（评论）   │
│ ├─ @相关审阅人       │
│ └─ 设置审阅截止时间      │
│  │         │
│  ▼         │
│ 第2步：逐条审阅       │
│ ├─ 审阅人逐条阅读文档      │
│ ├─ 有问题处添加评论      │
│ ├─ 补充说明添加批注      │
│ └─ 审阅完成后在审阅说明下回复完成   │
│  │         │
│  ▼         │
│ 第3步：修改处理       │
│ ├─ 作者逐条查看评论      │
│ ├─ 修改后在评论下回复处理结果    │
│ ├─ 已解决的问题标记为「已解决」   │
│ └─ 有争议的继续在评论中讨论    │
│  │         │
│  ▼         │
│ 第4步：审阅闭环       │
│ ├─ 所有评论处理完毕      │
│ ├─ 作者在审阅说明下发布「审阅完成」   │
│ ├─ 保存定稿版本（里程碑版本）    │
│ └─ 关闭或删除已解决的评论     │
│           │
└─────────────────────────────────────────┘

3.2 评论管理策略

评论状态管理：

定期清理原则：

• 每周清理一次已解决的评论
• 有知识价值的评论线程保留
• 纯沟通性质的评论处理完后删除
• 定稿后的文档建议清除所有评论（保留批注）

3.3 多人审阅的协调

当有多位审阅人时：

策略一：串行审阅

张三先审阅 → 作者修改 → 李四再审阅 → 再次修改 → 王五终审

✅ 优点：每次只有一位审阅人，不会出现矛盾意见；作者每次只处理一轮 ❌ 缺点：总周期长

策略二：并行审阅（推荐）

张三、李四、王五同时审阅不同章节
 ├─ 张三：第1-2章
 ├─ 李四：第3-4章
 └─ 王五：第5-6章
作者收集所有评论后统一处理

✅ 优点：周期短；各审阅人互不干扰 ❌ 缺点：需要提前分配审阅范围

并行审阅的评论规范：

1. 每人使用不同颜色的评论（部分版本支持）
2. 评论中注明审阅人姓名和日期
3. 不同审阅人的意见矛盾时，@文档所有者裁决

第四部分：实战场景

场景一：方案文档的多轮审阅

第1轮：内容审阅

• 审阅人：业务专家
• 关注点：内容准确性、逻辑完整性
• 工具：评论（有问题就提）+ 批注（补充背景说明）
• 完成标志：业务专家回复「内容审阅完成」

第2轮：格式审阅

• 审阅人：文档管理员
• 关注点：格式规范、排版统一
• 工具：批注（标记格式问题）+ 评论（重大格式调整讨论）
• 完成标志：「格式审阅完成」

第3轮：终审定稿

• 审阅人：部门负责人
• 关注点：整体质量
• 工具：评论（最终意见）
• 完成标志：「通过，可发布」或「需修改后重新提交」

场景二：表格数据的协同审阅

适用于多人审核数据表格：

1. 数据提供者填入数据，在可疑单元格添加批注说明
2. 审阅者逐行检查，用评论提问
3. 提供者在评论中回复，必要时修改数据
4. 确认无误的单元格，用绿色填充标记
5. 全部审阅完成后，清除所有评论和临时标记

场景三：合同/法律文件的审查

特殊要求：修改痕迹必须保留，批注具有法律意义。

工作流：

1. 开启修订模式（而非直接编辑）
2. 每条修改附加批注说明修改原因
3. 审阅意见以评论形式逐条讨论
4. 所有评论和批注在最终版本中保留存档
5. 定稿后保存完整审阅痕迹的版本副本

第五部分：评论与批注的跨组件对比

第六部分：常见问题与解决方案

6.1 评论太多，找不到重点？

解决：

1. 使用筛选功能：按「未解决」筛选，只看待处理的评论
2. 按审阅人筛选：只看某个人的评论
3. 利用审阅清单评论：在文档顶部汇总所有待处理项
4. 关闭已处理的评论：视觉清爽

6.2 如何查看历史评论？

1. 点击「审阅」→「显示所有评论」
2. 包括已解决的评论也会显示（折叠状态）
3. 点击展开即可查看完整历史

6.3 可以导出评论吗？

WPS目前不直接支持导出评论为独立文件。

替代方案：

1. 截图评论面板保存
2. 将重要评论手动汇总到文档末尾
3. 使用打印功能，选择「打印批注和评论」

6.4 表格批注和评论应该用哪个？

简单原则：需要回复用评论，单向说明用批注。

6.5 手机端能用评论功能吗？

可以。 手机端WPS支持查看和回复评论，但编辑体验不如PC端。不建议在手机端进行大规模审阅工作。

6.6 评论能设置仅某些人可见吗？

不能。 评论对所有文档协作者可见。

需要私密沟通时：使用批注配合文字「供XX参考」，或直接通过外部通讯工具沟通后，将结论以评论形式记录。

总结

评论和批注是远程审阅的两大支柱工具。用对它们，审阅流程从「截图→微信→切换→修改」的碎片化操作，变成一气呵成的文档内闭环。

功能速查：

高效审阅的三条原则：

1. 评论要具体：「这里不对」不如「这个数字与第5页的数据不一致，建议统一为850」
2. 批注要简洁：一行能说清的事不写三行
3. 及时闭环：审阅完的评论及时标记「已解决」，不让文档永远处于「待处理」状态

让你的下一次远程审阅，从「聊天记录里大海捞针」变成「文档里一目了然」。