法务部的小陈把一个重要的合同发给三个部门负责人审阅。当天晚上，她收到了三份回复的合同文件——文件名分别是"合同（法务修改版）""合同（业务部终稿）""合同（王总批注）"。打开一看，三份文件各有各的修改痕迹，有的直接改了正文看不出来改了什么，有的用红色字标注修改，还有一份把所有改动用高亮标记了——但高亮的颜色和正文区分度极低。小陈花了整个上午对照三份文件，试图把三方的修改意见合并到同一份文档中。

这个场景的症结在于：三份文件都没有使用 WPS 的修订模式。

修订模式是 WPS 文字内置的协作审阅工具。开启它之后，任何人做的每一次增删改都会被清晰标注——删除的内容不会消失而是带着删除线变红，新增的内容会以不同颜色显示，修改者的名字和时间被记录在案。你不是在看一份"改完的文档"，而是在看一份"修改的历史记录"。所有批注在侧边栏整齐排列，每条批注都可逐条回复、逐条解决。

本文系统讲解修订模式与批注的完整用法，以及多人协作场景下的标准审阅流程。

一、修订模式基础

1.1 什么是修订模式

修订模式（官方名称为"修订"或"修订痕迹"）是 WPS 文字中用于记录文档修改历史的功能。启用后：

• 删除的内容：不会消失，而是变为带删除线的红色文字。
• 新增的内容：变为红色或蓝色（具体颜色可在设置中指定）的下划线文字。
• 格式修改：在页面右侧的修订气球中显示，如"字体：宋体→黑体"。
• 每一处修改：都标注了修改人的用户名和修改时间。

关闭修订模式后，文档恢复正常显示（接受所有修订后的效果）。但所有修订记录依然保存在文档中，随时可以重新查看。

1.2 开启与关闭

开启：「审阅」→「修订」→点击「修订」按钮使其处于按下状态（高亮显示）。或使用快捷键 Ctrl+Shift+E。

关闭：再次点击「修订」按钮使其弹起。

判断当前状态：看「审阅」选项卡中「修订」按钮是否高亮。高亮 = 修订模式开启中，你的每一个操作都会被记录。很多人的翻车都是因为忘了自己开着修订就疯狂编辑，结果几十处修改全被标了出来。

1.3 修订的四种显示状态

WPS 提供了四种修订显示方式，在「审阅」→「显示以供审阅」下拉框中切换：

日常审阅中最常用的是「所有标记」和「无标记」来回切换——前者用来审查修改内容，后者用来阅读最终效果。

二、修订的核心操作

2.1 逐条接受/拒绝修订

审阅者看完文档后，需要对每一处修订做出决定：接受（保留修改）还是拒绝（恢复原文）。

操作：

• 右键点击某一条修订内容 →「接受修订」或「拒绝修订」。
• 或使用「审阅」→「接受」/「拒绝」按钮。
• 点击「接受」下拉菜单中的「接受所有修订」，一键接受全文所有修改。
• 点击「接受」→「接受并移到下一条」，逐条审阅（最推荐的方式，不会遗漏任何一条）。

审阅节奏建议：从头到尾，一处处看，接受的按 Alt+R+A（接受并移到下一条的快捷键路径），拒绝的点拒绝。养成这个习惯，不会漏掉任何一处。

2.2 修订的视觉自定义

默认修订样式（红色删除线+红色下划线）在某些文档底色或颜色主题下辨识度不够。你可以自定义修订的显示颜色。

操作：「审阅」→「修订选项」（在修订按钮的下拉小箭头下）→设置：

• 插入内容颜色：如蓝色加下划线
• 删除内容颜色：如红色加删除线
• 修订行标记：在页面左侧边缘显示竖线
• 批注框宽度和位置：如4厘米、右侧显示

建议：如果文档正文本身包含红色文字，将修订颜色改为蓝色或紫色，避免混淆。对于需要打印出来审阅的文档，建议把修订行标记（左侧黑线）保留，打印后一眼知道哪行有改动。

2.3 保护修订：让其他人无法关闭修订模式

如果你是以"终审者"身份分发文档，希望所有审阅者的修改全部被跟踪记录（防止有人偷偷关掉修订模式直接改原文），可以设置修订保护。

操作：「审阅」→「保护文档」（或「限制编辑」）→勾选「仅允许在文档中进行此类型的编辑」→选择「修订」→设置密码。

此后，任何人打开这份文档都无法关闭修订模式、无法接受或拒绝修订。他们只能在自己添加修订的情况下编辑，而且所有痕迹被强制保留。终审者拿到后输密码解锁，再逐条处理修订。

这是团队审阅流程中的强烈推荐操作。没有密码保护，总有人为了图省事直接关掉修订模式改文档。

三、批注功能详解

3.1 批注 vs 修订：各司其职

修订和批注是审阅工具的两个互补维度，很多人把它们搞混：

使用场景区分：

• 明确知道该改成什么 → 直接用修订改掉。
• 不确定、需要讨论、或者仅仅是提醒注意 → 用批注。

3.2 如何插入批注

1. 选中需要评论的文字（或直接把光标放在相关位置）。
2. 「审阅」→「新建批注」（或 Ctrl+Alt+M）。
3. 在右侧或侧边弹出批注框中输入批注内容。
4. 点击批注框外任意位置完成输入。

批注内容建议：

• 坏批注："这里错了。"——让人猜错在哪儿。
• 好批注："第三季度的增长率数据与附录表格中的数据不一致，请确认以哪个为准。"——问题明确，附了上下文，接收者可以直接行动。

3.3 回复与解决批注

批注支持嵌套讨论，审阅者和撰写者可以在批注中多轮对话。

• 回复批注：点击批注框右下角的「回复」按钮，输入回复内容。
• 标记为已解决：讨论结束后，右键批注→「解决批注」（或点击批注框中的"..."→「解决」）。已解决的批注变为灰色并折叠，表示这条讨论已关闭。
• 删除批注：右键批注→「删除批注」。删除与解决不同——删除是从文档中移除，解决是保留记录但标记为已完成。团队协作建议先解决后删除，保留完整的审阅记录。

3.4 批注的导航与筛选

当文档中有几十条批注时，逐行寻找效率极低。

• 上一条/下一条：「审阅」→「上一条批注」/「下一条批注」，在批注间快速跳转。
• 审阅窗格：「审阅」→「审阅窗格」→选择「垂直审阅窗格」或「水平审阅窗格」，打开侧边栏，所有批注和修订以列表形式呈现，点击任意一条可以跳转到文档中的对应位置。这是密集审阅中必备的效率工具。

四、多人协作审阅的工作流

4.1 标准的三步审阅流程

第一步：发起审阅

文档撰写者（如小陈）完成初稿后：

1. 「审阅」→「修订」→开启修订模式。
2. 「审阅」→「保护文档」→设为"仅允许修订"并设置密码（强烈建议这一步）。
3. 将文件分发给审阅者，并口头强调："不要关闭修订模式，所有修改请保留批注痕迹。"

第二步：审阅者审阅

审阅者（如三位部门负责人）打开文档后，修订模式已受保护无法关闭：

1. 对有明确修改方向的地方——直接修改，修订模式自动记录。
2. 对存疑或需要讨论的地方——选中文字→「新建批注」→输入具体疑问或建议。
3. 完成审阅后，直接保存退出。不要把文件另存为一个新文件——所有修改都已经被修订模式记录在原文件中了，另存只会制造混乱。
4. 将审阅过的同一份文件发回给发起人。

第三步：汇总处理

发起人收回所有审阅者的文件后：

1. 选择一位审阅者的文件作为"主文档"。
2. 依次打开其他审阅者的文件，使用「审阅」→「比较」→「合并」功能，将多人的修订和批注合并到主文档中。
3. 在合并后的单一文档中，逐条审阅所有修订和批注。
4. 接受或拒绝每一条修订，回复每一条批注，形成终稿。

4.2 合并多人修订

这个功能是多人协作的核心。你收到的三份审阅文件，每份都有各自的修订和批注，你需要把它们汇集到一份文档中。

操作步骤：

1. 打开一位审阅者的文件（如"审阅者A返回"）。
2. 「审阅」→「比较」→「合并」。
3. 在弹出的对话框中：
   • 「原文档」：选你的原始稿件（未被任何人审阅过的干净版本）。
   • 「修订的文档」：选另一位审阅者的文件（如"审阅者B返回"）。
4. 点击「更多」展开选项，确保勾选「修订」「批注」「格式」。
5. 点击「确定」。
6. WPS 会将审阅者B的所有修订和批注合并到当前打开的文档中，不同审阅者的修订以不同颜色显示（审阅者A的修订保持其颜色，审阅者B的修订以另一种颜色显示）。
7. 保存后，再用同样的方式合并审阅者C的修订。依次合并，最终一份文档中包含所有审阅者的修订和批注。

4.3 比较两个版本的文档

除了合并多人修订，有时你只想知道"这两份文档到底哪里不一样"——比如同事说"我改了一点点"，但你打开后看不出改了什么。

操作：「审阅」→「比较」→「比较」→选择原文档和修订文档→确定。WPS 会生成一份新文档，以修订模式显示两版之间的所有差异。

五、实战技巧与进阶用法

5.1 仅处理某位审阅者的修订

当合并且多人的修订后，你可能只想看某一位审阅者的改动。

操作：「审阅」→「显示标记」→「特定人员」→勾选你想看的那位审阅者，取消其他人的勾选。文档中立刻只显示该审阅者的修订和批注。

这在"先处理领导意见，再看同事建议"的场景中极其实用。

5.2 打印带修订标记的文档

有时候需要把带修订痕迹的文档打印出来供线下讨论。

操作：「文件」→「打印」→在打印设置中将「打印标记」或「打印修订和批注」勾选上。打印件会包含所有删除线、下划线以及侧边的批注框。

注意：带修订标记的打印版会比原文档宽（因为右侧有批注框），建议预览确认排版后再打印，必要时缩小页面或选择横向打印。

5.3 快速清理文档中的所有批注和修订

终稿确定后，交付给客户或公开发布之前，需要确保文档中没有任何修订痕迹和批注残留。漏删的批注可能带来严重的隐私或保密问题——你永远不会希望客户看到你的内部讨论。

三步彻底清理：

1. 「审阅」→「接受」→「接受所有修订并停止修订」——一次性接受全部修改。
2. 「审阅」→「删除」→「删除文档中的所有批注」——一次性清除所有批注。
3. 「文件」→「文档检查」（或「检查文档」）→选择「检查修订和批注」→运行检查→删除所有发现的残留。

最后一步是兜底安全措施。永远不要跳过它——尤其是在发送给外部人员之前。

5.4 匿名修订：隐藏审阅者身份

某些场景下（如双盲审阅），需要隐藏修订人的身份信息。

操作：「审阅」→「修订选项」→「更改用户名」→将用户名改为通用名称（如"审阅者A"）。此后所做的修订将以此名称标记。此设置影响当前及后续的所有修订，不会追溯修改已有的修订标记。

六、常见问题

Q1：为什么我插入的文字没有显示为修订标记？

检查修订模式是否开启（「审阅」→「修订」按钮是否高亮）。如果未高亮，说明修订模式已关闭，你的修改是直接操作正文，不会留下修订痕迹。注意：部分审阅者可能关闭了修订模式并修改了正文——这也是为什么推荐设置密码保护的原因。

Q2：批注框在屏幕上看得到，但打印不出来？

打印设置中默认不打印批注和修订标记。如需打印，在「文件」→「打印」→勾选「打印批注和修订」。对于内部审阅稿可以开启，对外正式稿务必关闭。

Q3：别人发给我的文档中，批注显示的是他们的名字，怎么改成我的？

无法批量修改已有的批注署名。已有的批注会永远带着创建者的名字——这是审阅记录的完整性和可追溯性的体现。你能做的只是在「修订选项」中修改你自己的用户名，让后续新增的批注用你的新名字。如需彻底隐藏，只能复制全部正文粘贴到一个新文档中，但会丢失所有批注。

Q4：手机版 WPS 可以看到批注和修订吗？

可以查看。手机版 WPS 支持阅读和回复批注，查看修订标记，但不支持进行复杂的合并操作。复杂审阅建议在电脑端完成。

Q5：修订模式会不会让文档变得很大？

会。大量的修订和批注会让文件体积显著增加（可能翻倍以上）。在终稿确定、接受所有修订并删除所有批注后，文件体积会回归正常。如果中途需要传输文件且体积太大，可以先另存一份副本用于传输，审阅完成后再合并回主文档。

七、团队审阅标准流程速查卡

发起人操作：
□ 完成初稿，开启修订模式
□ 设置修订保护密码
□ 分发文件给审阅者（告知"勿关闭修订模式"）

审阅者操作：
□ 打开文档，确认修订模式处于开启状态
□ 直接修改有明确方向的内容（修订自动记录）
□ 对存疑处添加批注（写清楚问题+上下文）
□ 保存原文件，发回给发起人（不要另存为）

发起人汇总：
□ 打开一份审阅文件作为主文档
□ 审阅 → 比较 → 合并 → 依次合并其他审阅者的文件
□ 逐条处理修订（接受/拒绝）
□ 逐条处理批注（回复/标记已解决）
□ 接受所有修订 → 删除所有批注 → 文档检查
□ 另存为终稿

总结

修订模式和批注是 WPS 文字中最被低估的协作功能。它们不需要安装任何插件，不需要注册任何账号，就在你的 WPS 菜单栏里静静地等着被使用。

三个核心原则：

1. 改就修订，问就批注——有明确修改方向的直接用修订改，需要讨论的用批注问。不关闭修订模式直接改原文是团队协作的最大禁忌。
2. 保序合并，逐条审阅——多人审阅不要各回各的，用「合并」功能汇到一个文档，再逐条处理。审阅窗格让这个过程从"大海捞针"变成"流水线作业"。
3. 交付前清理，一个残留都不要——接受所有修订、删除所有批注、运行文档检查，三连击。这是你作为最终责任人的基本职业素养。

从下一份需要同事审阅的文档开始，把修订模式用起来。当你不再收到三份以"修改版""终稿""批注"命名的文件，而是收到一份清清楚楚记录了所有修改痕迹的文档时，你就知道——这个功能，值了。