"红头文件"是党政机关公文最鲜明的视觉标志。一份格式规范的红头文件，不仅代表了发文机关的严肃性和权威性，也是机关工作人员基本业务能力的体现。

然而，很多人在排版公文时，经常遇到这些问题：红头（发文机关标志）字号应该是多大？标题用几号字体？正文行距是28磅还是固定值？页码的横线位置在哪里？版记中的抄送机关和印发机关怎么排版？更令新手困惑的是——同样的内容在国家标准中有明确的要求，但WPS文字中并没有"公文模式"一键排版的功能，你需要手动设置每一个细节。

GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》是目前国内党政机关公文排版的唯一国家标准。它规定了公文用纸、页面设置、公文中各要素的排列位置和标识规则。本文将依据这一标准，结合WPS文字的具体操作，逐项讲解从页面设置到版记的完整排版流程。

一、页面设置
1.1 纸张规格
根据GB/T 9704-2012，公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸：

成品幅面尺寸： 210mm × 297mm。
纸张定量： 60g/m²～80g/m²的胶版印刷纸或复印纸。
在WPS文字中设置：点击"页面布局"→"纸张大小"→选择"A4"。

1.2 页边距与版心尺寸
标准的公文版心尺寸为156mm × 225mm，对应的页边距为：

上白边（天头）： 37mm ± 1mm。
下白边（地脚）： 35mm ± 1mm。
左白边（订口）： 28mm ± 1mm。
右白边（翻口）： 26mm ± 1mm。
在WPS文字中设置：

"页面布局"→"页边距"→"自定义页边距"。
输入：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm。
点击"确定"。
注意： 有些单位习惯使用上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm的设置。如果单位有内部规定，以单位规定为准。但多数正式公文遵循上述数值。

1.3 版心高度验证
版心高度 = 297mm - 37mm（上） - 35mm（下） = 225mm = 22.5cm。版面���度 = 210mm - 28mm（左） - 26mm（右） = 156mm = 15.6cm。在WPS文字的"页面布局"→"版式"中可以查看当前设置是否符合这些尺寸。

二、发文机关标志（红头）
2.1 红头的格式要求
发文机关标志是公文最显著的特征——俗称"红头"。根据标准：

字体： 使用小初号宋体（小初号=36pt，但实际排印时有时会使用小初号或初号字体。一般来说，word中的"小初"≈36pt）。但部分单位也使用"初号"或"小初"不等，视发文机关标志的字数而定。标准中只规定了"字体为宋体，颜色为红色"，具体字号各单位可以自行确定。实践中，字数较多的名称（如"××××××委员会"）使用较小字号，字数较少的名称使用较大字号——以"醒目、美观、居中"为准。
颜色： 红色——标准中没有指定具体色值，但实践中常用正红色（RGB: 255, 0, 0）。
位置： 发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm（即距离纸张上边缘37mm+35mm=72mm处）。
大小： 发文机关标志的宽度应控制在版心宽度之内（不超过156mm）。
2.2 在WPS文字中制作红头
方法一：文本框+红色大字（推荐）

插入文本框（"插入"→"文本框"→"横向"）。
在文本框中输入发文机关全称（如"××市人民政府"）。
选中文字：字体设为"宋体"，字号设为"小初"（36pt），颜色设为红色（RGB: 255,0,0），加粗，居中。
文本框填充设为"无填充"，边框设为"无线条"。
将文本框拖到页面顶部，距离纸张上边缘约7.2cm（或距离版心上边缘3.5cm处）。
使用"绘图工具"→"对齐"→"水平居中"，确保文本框在版心中间。
方法二：直接输入（不推荐，居中不易控制）

直接在页面上输入文字、设置红色宋体小初字号、居中——但不容易精确控制位置，且如果前后内容变动，红头位置可能受影响。

关于字体大小： 如果发文机关名称较长（超过8个字），建议适度缩小字号（如一21pt或小初号+压缩字符间距）以确保不超出版心宽度。发文机关名称较短（如4个字以内）可使用较大的字号（如初号36pt～42pt）。

2.3 红头与下方要素的间距
在发文机关标志下方，通常有一条与版心等宽的红色分隔线（或发文字号）。根据标准，"发文字号"与红头之间的间距通常为20mm～25mm。实际排印中，常见的做法是在红头下方空2行左右，然后排列发文字号。

三、发文字号
3.1 格式要求
位置： 在发文机关标志下空两行，居中排布。
字体： 一般使用三号仿宋体（GB/T 9704中关于正文和一般要素的字体规定使用三号仿宋体，发文字号也相同）。
颜色： 黑色。
格式示例： ×××〔2026〕×号。年份用六角括号〔〕括起来，不用方括号[]或圆括号()。
编排： 年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注。
3.2 在WPS文字中的操作
在红头下方空两行，输入发文字号（如"×政发〔2026〕18号"）。
选中文字：仿宋体、三号（16pt）、黑色、居中。
注意：六角括号不能使用键盘直接输入——如果键盘上直接敲"["和"]"与标准要求不同。建议在WPS中使用"插入"→"符号"→选择六角括号"〔〕"，或复制标准括号后粘贴使用。
四、标题
4.1 格式要求
位置： 在发文字号下方空一行（或依标准调整间距），居中排布。
字体： 二号小标宋体（也有版本使用二号宋体加粗，标准中写的是"二号小标宋体"——这是公文中标题的标准字体）。
行距： 标题行距一般设置为28磅或固定值30磅，使标题在页面中不过于拥挤。如果标题分为多行，行间距应保持一致。
4.2 常见问题
问题： "小标宋体"在WPS文字中找不到。

解决方案：

Win10及以上系统自带的"宋体"在word中默认为"中易宋体"。小标宋体需要额外安装（可在网上下载"小标宋体"字体文件并安装到Windows的Fonts文件夹中）。
如果不想安装新字体，替代方案：使用"宋体"加粗+适当增大字号（二号）——虽然与标准中要求的"小标宋体"有细微差别，但在非正式场合或打印要求不严格的场景下也可接受。正式公文必须使用小标宋体。
4.3 标题换行规则
标题应当回行时词意完整，不能将一个词拆在两行。
标题中一般不使用标点符号（顿号、逗号除外——如果标题中并列成分较多，使用空格或适当间隔替代标点）。
标题长度超过一行时，可采用倒金字塔排列（上短下长或上长下短）或菱形排列，视觉上更加美观。
五、主送机关与正文
5.1 主送机关
位置： 在标题下空一行，左侧顶格，加冒号。
字体： 三号仿宋体。
内容： 收文机关的全称或规范性简称（同类型机关之间用顿号分隔，不同类型机关之间用逗号分隔）。
示例： 各区县人民政府，市政府各部门、各直属机构：
5.2 正文格式
字体： 三号仿宋体，黑色。
行距： 一般设置为28磅固定值（在WPS文字中：右键→"段落"→"行距"→"固定值"→设置28磅）。这是公文中标准的正文行距。
段落缩进： 正文每段首行缩进2个字符（使用WPS文字的"特殊格式→首行缩进→2字符"）。
5.3 正文中的层级序号
公文正文中，层级序号的规范使用如下：

第一层： "一、""二、""三、"（使用顿号，三号黑体或楷体加粗——标准中要求第一层标题用三号黑体）。
第二层： "（一）""（二）""（三）"（使用括号，三号楷体加粗或楷体）。
第三层： "1.""2.""3."（使用脚点，三号仿宋体）。
第四层： "（1）""（2）""（3）"（三号仿宋体）。
注意： 公文中一般不使用"①"等特殊序号。"第一层"用黑体（三号）、"第二层"用楷体（三号）、第三层和第四层用仿宋体（三号）——这个字体变化是公文排版的重要特征。

5.4 附件说明
公文如有附件，在正文下空一行，左空二字，用三号仿宋体标注"附件：xxxxxxxx"，附件名称后不加标点符号。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注序号（如"附件：1. xxxxx"）。

六、发文机关署名与成文日期
6.1 发文机关署名
在正文（或附件说明）下空若干行（根据印章位置确定），在页面右侧（通常在版心右侧边缘或右侧缩进一定字符位置）标注发文机关名称。字体使用三号仿宋体。

6.2 成文日期
成文日期位于发文机关署名下方（或右侧对应位置），使用三号仿宋体，用阿拉伯数字标注，格式为"2026年6月12日"。日期右空四字。

6.3 印章（公章）
在公文末尾的"盖章处"，印章应盖在发文机关署名和成文日期上——"骑年盖月"（印章的上沿压在日期上，印章的下沿覆盖在发文机关署名上）。在电子文档中，可以使用WPS的"插入→图片"将盖章扫描件插入指定位置，或使用WPS的"电子印章"功能。

在这一步，需要精确控制署名、日期和印章的相对位置。在WPS文字中，通常使用多行文本框或表格（隐藏边框） 来控制对齐：

插入一个1行2列的表格，边框设为无。
左侧单元格放署名，右侧单元格放日期。
将表格拖到页面右侧适当位置。
七、附注与附件
7.1 附注
附注用于标注公文的传达范围或联系信息（如"此件公开发布""此件发至县团级""联系人：×××，电话：×××"）。

位置： 在成文日期下空一行，居左空二字，加圆括号括起来。
字体： 三号仿宋体。
示例： （此件公开发布）
7.2 附件
附件正文在公文正文之后另页排印，附件首页左上角顶格标注"附件"二字（三号黑体）。附件的标题与正文相同格式（二号小标宋体，居中）。

八、版记
8.1 版记的构成
版记是公文的最后一个组成部分，包含：

抄送机关： 除主送机关外需要执行或知晓公文内容的机关。
印发机关和印发日期： 公文的印发部门和印发时间。
页码： 公文页码。
8.2 版记的格式
位置： 在公文最后（即使附件在版记之前，版记也位于所有内容的最末尾）。
分隔线： 版记区域由一条或两条分隔线包围（上方一条横线与版心等宽，下方一条横线与版心等宽）。
抄送机关： 使用四号仿宋体，"抄送"后加全角冒号，抄送机关之间用逗号或顿号分隔，最后一个机关后加句号。
印发机关和印发日期： 在抄送机关下方，使用四号仿宋体，印发机关左空一字，印发日期右空一字。
版记中的分隔线： 在WPS文字中，可以通过段落边框或插入形状→直线（按住Shift画出水平线）来制作分隔线。
8.3 页码
格式： 公文页码用四号半角宋体（Times New Roman）阿拉伯数字，数字左右各放一条短横线，如"- 1 -""- 2 -"。
位置： 页码在版心下边缘之下、页面底部的适当位置（通常为页面底部7mm处）。
奇偶页不同： 单页码居右空一字，双页码居左空一字。
空白页： 公文如果有多页，空白页不标页码。
在WPS文字中设置页码："插入"→"页码"→"页面底端"→选择"普通数字3"（居中）——修改数字格式为"- 1 -"。然后设置奇偶页不同：在"页面设置"→"版式"中勾选"奇偶页不同"，分别修改奇数页页码（居右）和偶数页页码（居左）。

注意： 公文页码的短横线（如- 1 -）与数字之间通常有一个空格——空格在排版中保持视觉整洁，但具体是否加空格可能因单位规范而略有不同。

九、在WPS文字中创建公文模板
9.1 保存为模板文件
完成一次标准公文的全部排版设置后，将文档保存为WPS模板文件（.wpt）：

"文件"→"另存为"→选择文件类型为"WPS文字模板（*.wpt）"。
保存到模板文件夹。下次"新建"时选择该模板，所有页面设置、样式、页眉页脚、版记格式都已预设——你只需要填入内容即可生成一份格式合规的公文。
9.2 使用样式管理格式
在模板中，预定义好所有需要的样式：

正文： 三号仿宋体，28磅固定行距，首行缩进2字符。
标题： 二号小标宋体（或宋体加粗），居中。
一级标题： 三号黑体，首行缩进2字符。
二级标题： 三号楷体，首行缩进2字符。
发文机关： 小初号宋体，红色，加粗（红头用）。
发文字号： 三号仿宋体，居中。
版记要素： 四号仿宋体。
将所有样式设置好后保存在模板中，每次新建公文直接应用样式——不需要每次手动调整字体和行距。

十、常见问题
10.1 小标宋体找不到
如前述——小标宋体需要单独安装。如果不想安装，可使用"宋体加粗"替代（非正式场景）。或用单位提供的字体文件安装到Windows的字体文件夹中。

10.2 段落行距设置后字符显示不全
当行距设置为"固定值28磅"时，如果字符中包含上标、下标或较大的符号（如分数、特殊字符），可能出现显示不全的情况。建议：在固定值行距的段落中避免使用超大的嵌入式对象或特殊符号。

10.3 公文盖章后文件体积过大
公章（印章）图片如果分辨率过高（如扫描300dpi以上的纸张印章），插入到WPS文字中会导致文件体积偏大。建议：将公章图片压缩到150dpi左右（如300～500像素宽）、保存为PNG格式，插入后文件体积适中且清晰度足够。

10.4 版记被推到空白页
版记应该在公文最后一页的最末尾。如果版记被单独推到一页（该页没有正文内容），检查正文中是否存在多余的"分页符"或"分节符"——删除不必要的分隔符即可。

结语
GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》规定的公文排版标准，涵盖了从页面设置到版记的每一个细节。红头的位置、标题的字体、正文的行距、页码的横线——这些要求看似繁琐，但每一项都有其规范意义：确保公文在全国范围内格式统一、严肃规范。

在WPS文字中排版标准公文，不需要专业的排版软件——你只需要按照本文列出的参数，逐一设置好页面尺寸、页边距、字体字号、行距、页码格式，然后将这些设置保存为模板，后续使用。

掌握了这些规范，你排版的公文就是"国家标准"。