WPS表格制作图表教程:从数据整理到美化一篇给你整明白

上周一个做运营的哥们儿半夜给我发消息，说用WPS表格做了个数据表想插个图表，结果鼓捣了俩小时愣是没弄明白怎么把图表标题改掉。他问我：“这玩意儿到底怎么操作？”我当时就笑了——说实话，我也踩过这个坑。wps表格制作图表教程听起来是个挺基础的事儿，但真正上手的时候，很多人都会在几个意想不到的地方卡住。今天就把我这些年用WPS表格做图表的经验捋一遍，包括那些官方教程里根本不会告诉你的小细节。

别急。咱们从最容易被忽略的地方开始说起。

数据整理：图表好不好看，这一步就定了八成

很多人一上来就急着插图表，选数据、点按钮、出来了完事。结果做出来的图要么乱成一团，要么根本说不清问题。害，说白了就是数据没整理好。WPS表格里做图表之前，你至少得确认三件事：第一，你要比较的是什么，是趋势还是占比；第二，数据里有没有合并单元格，这玩意儿是图表的大忌；第三，第一行和第一列是不是清晰的标签。

我一般会把数据整理成最“笨”的样子：第一行是表头，每一列是一个维度，每一行是一条记录。比如月份、销售额、成本、利润率，一行一个月。别搞什么交叉报表的设计，图表功能识别起来费劲。真的，我试过用透视表直接做图，结果出来的图例乱七八糟，改都改不回来。后来学乖了，老老实实先归置好原始数据，再做图表，顺手多了。

这一步花不了你五分钟，但能省后面五十分钟。那数据准备好了之后呢？往下看。

插入图表这一步，WPS的设计其实挺反人类

WPS表格的图表入口藏得不算深，但你得知道它在哪里。我用的WPS 2023版，你在菜单栏找到“插入”这个选项卡，点进去之后在中间偏右的位置能看到一个“图表”按钮。对，就那个图标上画着三根柱子还有一条线的。点它。

不过话说回来，这个设计怎么说呢……它对新手真的不算友好。你点完“图表”之后，WPS会直接在当前工作簿里新建一个叫“图表1”的独立工作表，把图放到那个新的sheet里去。当时我第一次用的时候完全没注意到，做完了怎么都找不到图，还以为软件出bug了。后来才发现图居然在隔壁的“图表1”标签页里。这也太容易让人懵了吧。

点完“图表”按钮之后弹出的对话框里，左边是图表类型列表：柱状图、折线图、饼图、条形图、面积图、散点图、雷达图、组合图，这些都有。右边会有一个实时预览，虽然预览图小得可怜，但能看个大概。选中你要的类型，点确定，图就出来了。

这里得提醒你一句，如果你在点“图表”之前已经选中了数据区域，WPS会自动用你选的数据生成图表。如果你没选，那出来的就是一张空白图表，后面再手动指定数据源就行。我个人建议先选好数据再插入，少一步是一步。

图表美化：别套模板，手动调出来的才像样

默认生成的图表……怎么说呢，能看，但绝对不能直接放到报告里。那个默认的配色方案，蓝不蓝灰不灰的，看久了眼睛疼。WPS的图表工具有三块地方你必须要动：图表标题、数据标签、坐标轴格式。

先说标题。双击图表标题的文字，直接输入你想要的标题就行。但如果你想把标题显示成某个单元格的内容，那要费点功夫。先单击标题选中，然后在输入框里输入一个等号，再点你要引用的单元格，回车。这个操作和Excel基本一致，但WPS的响应有时候会慢半拍，别以为是没点到。

数据标签这块，很多人做柱状图的时候不显示具体数值，只给个大概的刻度。这在汇报的时候特别吃亏，因为老板懒得看坐标轴。你右键点柱子，选“添加数据标签”，数值就出现在柱子顶上了。还可以调整标签的位置、字体大小、是否显示单位。我一般把数值标签设为11号字，加粗，颜色用深灰，这样打印出来也清楚。

坐标轴是第三个要动的地方。默认的Y轴最小值不一定从0开始，这会放大数据的差异，造成误导。右键点坐标轴，选“设置坐标轴格式”，把最小值手动改成0。另外如果你的数据量级很大，比如几百万，可以在“显示单位”里选“万”或者“百万”，这样轴上就不会跟印刷厂似的全是零了。

哦对，还有一个细节：网格线。默认的横向网格线太密了，我看着心烦。一般我会把网格线调成浅灰色虚线，或者干脆删掉。右键点网格线，删除就行。图表的底色也可以改，别用默认的白色，选一个非常浅的灰，或者直接无填充，这样放在PPT或者Word里的时候不会显得突兀。

Q: WPS表格制作图表时提示“数据源无效”怎么解决？

A: 这个报错我遇到太多次了。真正的原因，绝大多数时候，是你选的数据区域里有合并单元格，或者整行整列选了空数据。WPS的图表引擎不比Excel的健壮，稍微有点不规整就给你甩脸色。解决办法：先取消所有合并单元格，把数据区域缩小到只包含有效数据，再重新插入图表。如果还不行，把数据复制到一个全新的工作表里，用“粘贴为数值”的方式粘过去，再试一次。我敢说九成的情况这样都能解决。

还有一种比较隐蔽的情况是，你的表头名称重复了。比如两列都叫“数量”，图表搞不清楚该用哪个，也会报错。检查一下表头有没有重名。

踩坑记录：有些坑不踩你根本不知道存在

你猜怎么着，我用WPS表格做了快五年图表，到现在偶尔还能遇到新坑。挑几个典型的说说，省得你再踩一遍。

第一个坑：图表浮在数据上，打印的时候少半拉。WPS里插入的图表如果放在数据工作表里，它默认是浮动对象，打印预览的时候经常会发现图表只打了一半或者干脆打到另一页去了。解决办法也不难，打印之前把图表拖动到数据区域下方，或者单独放在一个sheet里再打印。我一般会把图表单独放到“图表1”那个新建的sheet里，然后在页面设置里调成适应一页宽，省心。

第二个坑：图表数据不会自动更新。你有没有遇到过，改了数据然后图不跟着变？大概率是图表的数据源没有设置成动态引用。WPS表格不像Excel那么聪明，你往原始表格里加新行，图表默认是不会自动延伸的。解决方案是用“名称管理器”定义一个动态名称，里面用OFFSET函数去引用数据区域，然后在图表数据源里引用这个名称。这个操作对新手来说有点复杂，但一次设置好之后能省大量重复劳动。具体函数我简要说一下：=OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),COUNTA(Sheet1!$1:$1))，大概就是这么个意思。具体记不太清了，反正能用就行。

第三个坑：图表保存后格式丢了。这个坑爹的情况是，你在WPS里调好了图表颜色和字体，发到别人电脑上用Microsoft Office打开，图表的样式直接打回原形。原因大家都知道，两套软件的图表引擎不完全兼容。我的习惯是，如果对方用Office，那图表做完之后截图粘贴过去，别指望对方打开WPS的源文件。如果对方也用WPS，那没事，格式不会丢。

还有一个不是坑但是巨烦人的事：WPS个人版左边的广告栏。每次打开表格都弹一个“超值会员”的推荐，关了又来。做图表的时候真的很影响心情。有条件的直接上专业版，没条件的习惯就好。害。

WPS和Excel做图表，到底哪个顺手？

这个问题我被人问了不下几十次。客观讲，Excel的图表功能确实是强，尤其是细微的格式控制和高级图表类型（比如瀑布图、旭日图），WPS在这些方面还在跟。但WPS有个很大的优势你没法忽视：免费、轻装、和国内办公场景的贴合度高。你拿个47MB的安装包装上就能用，Excel光是安装镜像就超过3个G了吧。而且WPS的云文档协同是真方便，微信里收到个表格直接打开就能编辑，不用下载来下载去。

其实不然。

做常规图表——柱状图、折线图、饼图这些——WPS已经足够用了。真的。我大部分工作图表都是WPS做的，没出过什么大问题。只有做复杂组合图的时候才会去开Excel。所以说白了，看你的需求。如果只是日常汇报、项目报告、销售分析，WPS表格的图表能力完全撑得住。

[LINK：WPS表格数据透视表从零入门教程]

那有人会问，WPS AI能不能自动做图表？现在WPS AI还在逐步开放中，我体验过它的自动分析功能，怎么说呢……方向没问题，但离“你什么都不用做”还差得远。现阶段还是老老实实手动做比较靠谱。

做图表这事儿，手感比教程管用

写了这么多，其实回头想想，wps表格制作图表教程这个东西，核心不在于你记住了多少个按钮在哪，而是你脑子里清不清楚“我要用这个图说明什么”。数据之间的关系是柱状图合适还是折线图合适？要不要做双轴？有没有必要加趋势线？这些判断力不是看教程能看出来的，都是靠一次次做、一次次被老板打回来改出来的。

真要说有什么心得，就一句话：先把数据整干净，再想图表的事。数据脏了，什么图都救不回来。这个道理放在哪都一样。

行了，差不多就聊到这儿。你要是做图表的时候又遇到什么想骂娘的问题，回头告诉我，没准我又帮得上忙。反正就——慢慢来，做多了就顺了。