WPS批注怎么添加?实测3种方法,快捷键最快(附教程)

就前两天，同事在群里@我，问：“WPS批注怎么添加来着？我找了半天没找到。”我第一反应是：不会吧，这玩意儿不就在右键菜单里吗？但转念一想，我自己第一次用的时候，好像也鼓捣了好几分钟才整明白。

所以今天这篇就专门聊聊WPS批注怎么添加。我把自己用过的几种方法全整理出来了，包括快捷键、右键菜单、菜单栏入口，还有手机端的操作。顺便聊聊批注的删除、修改和回复，以及这些年用下来踩过的一些坑。

赶时间的话直接看方法一，那个最快。

WPS批注到底是干嘛的？

没用过批注的朋友，我给你打个比方。批注就是文档旁边的“便利贴”。给某个句子或段落做个标记，然后在旁边写点东西——修改建议、待确认的问题，或者单纯提醒自己别忘了什么。

关键是，批注不会动正文。原文一个字都不改。这跟你拿荧光笔在纸质文档上画重点，再贴张便利贴写两笔是一个路子。

我之前有个同事不太懂这个，把修改意见直接写在正文里，还标了红色。结果客户那边没细看，直接用了他改过的版本，把原文覆盖了。那叫一个惨。

所以批注这东西，特别是多人协作改稿的时候，真的是刚需。

方法一：Ctrl+Alt+M——最快的方法

直接给答案。WPS文字里添加批注的快捷键是Ctrl+Alt+M。

操作步骤就三步：

选中你想加批注的文字 → 同时按住Ctrl、Alt和M三个键 → 文档右侧弹出批注输入框 → 直接打字。

没了。

好多人搜wps批注怎么添加快捷键，其实答案就这三个键。我最早也是靠右键菜单慢慢摸，后来偶然知道这个快捷键，真的是打开了新世界的大门。

这个快捷键算是我目前在WPS里用得最勤的功能快捷键了，没有之一。批注这个操作太频繁了，改报告、审合同、给新人反馈，一天用个几十次很正常。

我算过一笔账。用右键菜单加一条批注，从选中到开始打字，大概需要5秒。用快捷键的话，大概2秒就搞定。一条差3秒，一天50条就是150秒，差不多两分半钟。时间就是这么一点点省出来的。

不过有个前提，你的WPS版本不能太老。我自己在2023版和2024版上都试过，没问题。你要是用那种特别古老的版本，比如2016年之前的，快捷键可能会失灵。这种情况建议先升级WPS吧。

另外，如果你发现Ctrl+Alt+M按了没反应，先检查一下是不是跟其他软件的快捷键冲突了。我遇到过一种情况，后台开着微信，结果微信的截图快捷键跟这个冲突了，导致WPS里按了没效果。后来把微信截图快捷键改成了别的，就好了。这个具体记不太清了，反正就是改了个键位就恢复正常了。

方法二：右键菜单——最直观的入口

记不住快捷键，或者不想记，右键菜单这条路也挺好走。我一开始就用这个办法，用了挺长时间。怎么说呢，就是那种不需要动脑子的操作。

具体操作是这样的：

第一步：用鼠标选中你要加批注的文字。几个字也行，一整段也行，看你的需求。

第二步：在选中的文字上点鼠标右键。注意，一定要点在选中的文字上，别点到空白处了。

第三步：在弹出的菜单里找“插入批注”。这个选项一般在菜单的下半部分，跟“复制”“粘贴”“字体”这些常用选项分开排列的。

第四步：点击“插入批注”，文档右边会弹出批注框，光标自动定位在框里，你直接打字就完了。

这个方法的好处是：零门槛。你不用记任何快捷键，不用翻菜单栏，选中→右键→点一下，三步就搞定。我建议新手先从这个方法开始用。

不过有个坑要提醒你。如果你的文档处于“限制编辑”状态或者“只读模式”，右键菜单里可能压根就没有“插入批注”这个选项。（当时我第一次用的时候完全没注意到这个限制。）我曾经因为这个折腾了大概半个小时，还以为是WPS出bug了，最后才发现是文档权限的问题。

方法三：菜单栏入口——最稳妥的办法

这个方法稍微绕一点，但胜在永远不会失效。

在WPS顶部的菜单栏里，找到“插入”选项卡。点开“插入”之后，你会看到一排按钮，其中有一个就叫“批注”。你选中文字后，点“插入”→ 点“批注”，效果跟前面两种方法一样。

另外还有一个入口在“审阅”选项卡里。路径是：审阅 → 新建批注。

这两个入口你选一个就行。我个人习惯用“插入→批注”，因为“插入”这个选项卡我平时用得多，顺手。有些人更习惯用“审阅”选项卡，因为他们觉得批注跟审阅相关，逻辑上更顺。

害，就是个人习惯，效果一样。

手机端怎么加批注？

我知道确实有一部分人在手机上用WPS处理文件。手机端加批注的方式跟电脑不太一样，这里顺带提一下。

打开文档后，长按你要加批注的文字，直到文字被选中 → 在弹出的工具栏里找“批注”按钮 → 点击 → 输入内容 → 确定。

不过说实话，手机上加批注的效率真的不太行。屏幕小，批注框显示也不完整，打字也慢。如果你只是偶尔在手机上做个小标记，那没问题。但如果你需要频繁加批注、尤其是多人协作改稿的话，我强烈建议用电脑。

我试过用手机给一份30多页的报告加批注，加到第5条的时候我就放弃了。真的太痛苦了。

批注怎么删除、修改、回复？

加批注只是一半的活儿。你加上去之后，肯定还会遇到这些操作需求。我挨个说。

Q：批注怎么删除？

A：右键点击批注框，选择“删除批注”。或者单击批注框选中它，然后按键盘上的Delete键。如果你要批量删除所有批注，去“审阅”选项卡，有个“删除”下拉菜单，里面可以选“删除所有批注”。这个功能在你需要清理整个文档的时候很好用。

Q：批注怎么修改？

A：直接点击批注内容，光标会进入编辑状态，直接改文字就行。不需要什么特殊操作。这个基本跟改正文一样。

Q：批注怎么回复？

A：在批注框的右下角有个“回复”按钮，有的版本显示为一个带箭头的小图标。点它，就能在下面追加回复。这个在多人协作的时候特别有用，你跟同事可以在批注里来回讨论，跟聊天差不多。

这些操作我当初都是自己摸索出来的。特别是删除批注，我一开始不知道怎么删，只能撤销或者留着一堆空批注在那儿，搞得文档右边特别乱。后来才找到右键菜单里的“删除批注”选项。

我用了这些年批注的一些真实感受

讲道理，WPS的批注功能在基础层面已经做得相当成熟了。跟Microsoft Word的批注功能相比，日常使用你基本感觉不到什么差距。该有的都有，删除、回复、批量管理都挺顺手。

不过有几个细节我特别想吐槽。第一，批注框的文字格式不能单独设置。你改不了批注里的字体和字号，只能跟随系统默认。这个在Word里也是差不多的限制，但偶尔你想在批注里突出某个词，加个粗体什么的，就不太方便。

第二，WPS的批注在导出为PDF的时候，有时会出现排版问题。特别是批注特别多的时候（比如超过30条），导出后的PDF里批注有可能会重叠或者错位。我遇到过两三次吧。如果文档需要发给客户看，建议导出前先检查一下。

第三，WPS的批注在协作场景下有一个很实用的功能——你可以@某个人。在批注中@对方的名字，对方登录WPS后会收到通知。这个功能在团队协作的时候真的挺方便，我们组的人现在都在用。

批注的一些使用小技巧

用了这么多年，我也积累了一些批注的使用习惯，分享给你。不是万能的，但应该能少走点弯路。

第一，批注的内容尽量具体。别只写“这里不对”或者“改一下”。你当时可能觉得意思很明确，但过两天再看就不知道自己在说什么了。我之前就吃过这个亏，隔了一周打开文档，看到自己写的一条批注“这里再想想”，完全想不起来要自己想什么。

所以我现在写批注都尽量写清楚。比如“这一段的数据来源需要确认一下，我记得Q2的增长率好像是12%而不是15%，你去核对一下原始报表”。这样对方一看就知道要干嘛。

第二，善用标记符号。虽然WPS的批注框本身不能改字体，但批注

就前两天，同事在群里@我，问：“WPS批注怎么添加来着？我找了半天没找到。”我第一反应是：不会吧，这玩意儿不就在右键菜单里吗？但转念一想，我自己第一次用的时候，好像也鼓捣了好几分钟才整明白。

所以今天这篇就专门聊聊WPS批注怎么添加。我把自己用过的几种方法全整理出来了，包括快捷键、右键菜单、菜单栏入口，还有手机端的操作。顺便聊聊批注的删除、修改和回复，以及这些年用下来踩过的一些坑。

赶时间的话直接看方法一，那个最快。

WPS批注到底是干嘛的？

没用过批注的朋友，我给你打个比方。批注就是文档旁边的“便利贴”。给某个句子或段落做个标记，然后在旁边写点东西——修改建议、待确认的问题，或者单纯提醒自己别忘了什么。

关键是，批注不会动正文。原文一个字都不改。这跟你拿荧光笔在纸质文档上画重点，再贴张便利贴写两笔是一个路子。

我之前有个同事不太懂这个，把修改意见直接写在正文里，还标了红色。结果客户那边没细看，直接用了他改过的版本，把原文覆盖了。那叫一个惨。

所以批注这东西，特别是多人协作改稿的时候，真的是刚需。

方法一：Ctrl+Alt+M——最快的方法

直接给答案。WPS文字里添加批注的快捷键是Ctrl+Alt+M。

操作步骤就三步：

选中你想加批注的文字 → 同时按住Ctrl、Alt和M三个键 → 文档右侧弹出批注输入框 → 直接打字。

没了。

好多人搜wps批注怎么添加快捷键，其实答案就这三个键。我最早也是靠右键菜单慢慢摸，后来偶然知道这个快捷键，真的是打开了新世界的大门。

这个快捷键算是我目前在WPS里用得最勤的功能快捷键了，没有之一。批注这个操作太频繁了，改报告、审合同、给新人反馈，一天用个几十次很正常。

我算过一笔账。用右键菜单加一条批注，从选中到开始打字，大概需要5秒。用快捷键的话，大概2秒就搞定。一条差3秒，一天50条就是150秒，差不多两分半钟。时间就是这么一点点省出来的。

不过有个前提，你的WPS版本不能太老。我自己在2023版和2024版上都试过，没问题。你要是用那种特别古老的版本，比如2016年之前的，快捷键可能会失灵。这种情况建议先升级WPS吧。

另外，如果你发现Ctrl+Alt+M按了没反应，先检查一下是不是跟其他软件的快捷键冲突了。我遇到过一种情况，后台开着微信，结果微信的截图快捷键跟这个冲突了，导致WPS里按了没效果。后来把微信截图快捷键改成了别的，就好了。这个具体记不太清了，反正就是改了个键位就恢复正常了。

方法二：右键菜单——最直观的入口

记不住快捷键，或者不想记，右键菜单这条路也挺好走。我一开始就用这个办法，用了挺长时间。怎么说呢，就是那种不需要动脑子的操作。

具体操作是这样的：

第一步：用鼠标选中你要加批注的文字。几个字也行，一整段也行，看你的需求。

第二步：在选中的文字上点鼠标右键。注意，一定要点在选中的文字上，别点到空白处了。

第三步：在弹出的菜单里找“插入批注”。这个选项一般在菜单的下半部分，跟“复制”“粘贴”“字体”这些常用选项分开排列的。

第四步：点击“插入批注”，文档右边会弹出批注框，光标自动定位在框里，你直接打字就完了。

这个方法的好处是：零门槛。你不用记任何快捷键，不用翻菜单栏，选中→右键→点一下，三步就搞定。我建议新手先从这个方法开始用。

不过有个坑要提醒你。如果你的文档处于“限制编辑”状态或者“只读模式”，右键菜单里可能压根就没有“插入批注”这个选项。（当时我第一次用的时候完全没注意到这个限制。）我曾经因为这个折腾了大概半个小时，还以为是WPS出bug了，最后才发现是文档权限的问题。

方法三：菜单栏入口——最稳妥的办法

这个方法稍微绕一点，但胜在永远不会失效。

在WPS顶部的菜单栏里，找到“插入”选项卡。点开“插入”之后，你会看到一排按钮，其中有一个就叫“批注”。你选中文字后，点“插入”→ 点“批注”，效果跟前面两种方法一样。

另外还有一个入口在“审阅”选项卡里。路径是：审阅 → 新建批注。

这两个入口你选一个就行。我个人习惯用“插入→批注”，因为“插入”这个选项卡我平时用得多，顺手。有些人更习惯用“审阅”选项卡，因为他们觉得批注跟审阅相关，逻辑上更顺。

害，就是个人习惯，效果一样。

手机端怎么加批注？

我知道确实有一部分人在手机上用WPS处理文件。手机端加批注的方式跟电脑不太一样，这里顺带提一下。

打开文档后，长按你要加批注的文字，直到文字被选中 → 在弹出的工具栏里找“批注”按钮 → 点击 → 输入内容 → 确定。

不过说实话，手机上加批注的效率真的不太行。屏幕小，批注框显示也不完整，打字也慢。如果你只是偶尔在手机上做个小标记，那没问题。但如果你需要频繁加批注、尤其是多人协作改稿的话，我强烈建议用电脑。

我试过用手机给一份30多页的报告加批注，加到第5条的时候我就放弃了。真的太痛苦了。

批注怎么删除、修改、回复？

加批注只是一半的活儿。你加上去之后，肯定还会遇到这些操作需求。我挨个说。

Q：批注怎么删除？

A：右键点击批注框，选择“删除批注”。或者单击批注框选中它，然后按键盘上的Delete键。如果你要批量删除所有批注，去“审阅”选项卡，有个“删除”下拉菜单，里面可以选“删除所有批注”。这个功能在你需要清理整个文档的时候很好用。

Q：批注怎么修改？

A：直接点击批注内容，光标会进入编辑状态，直接改文字就行。不需要什么特殊操作。这个基本跟改正文一样。

Q：批注怎么回复？

A：在批注框的右下角有个“回复”按钮，有的版本显示为一个带箭头的小图标。点它，就能在下面追加回复。这个在多人协作的时候特别有用，你跟同事可以在批注里来回讨论，跟聊天差不多。

这些操作我当初都是自己摸索出来的。特别是删除批注，我一开始不知道怎么删，只能撤销或者留着一堆空批注在那儿，搞得文档右边特别乱。后来才找到右键菜单里的“删除批注”选项。

我用了这些年批注的一些真实感受

讲道理，WPS的批注功能在基础层面已经做得相当成熟了。跟Microsoft Word的批注功能相比，日常使用你基本感觉不到什么差距。该有的都有，删除、回复、批量管理都挺顺手。

不过有几个细节我特别想吐槽。第一，批注框的文字格式不能单独设置。你改不了批注里的字体和字号，只能跟随系统默认。这个在Word里也是差不多的限制，但偶尔你想在批注里突出某个词，加个粗体什么的，就不太方便。

第二，WPS的批注在导出为PDF的时候，有时会出现排版问题。特别是批注特别多的时候（比如超过30条），导出后的PDF里批注有可能会重叠或者错位。我遇到过两三次吧。如果文档需要发给客户看，建议导出前先检查一下。

第三，WPS的批注在协作场景下有一个很实用的功能——你可以@某个人。在批注中@对方的名字，对方登录WPS后会收到通知。这个功能在团队协作的时候真的挺方便，我们组的人现在都在用。

批注的一些使用小技巧

用了这么多年，我也积累了一些批注的使用习惯，分享给你。不是万能的，但应该能少走点弯路。

第一，批注的内容尽量具体。别只写“这里不对”或者“改一下”。你当时可能觉得意思很明确，但过两天再看就不知道自己在说什么了。我之前就吃过这个亏，隔了一周打开文档，看到自己写的一条批注“这里再想想”，完全想不起来要自己想什么。

所以我现在写批注都尽量写清楚。比如“这一段的数据来源需要确认一下，我记得Q2的增长率好像是12%而不是15%，你去核对一下原始报表”。这样对方一看就知道要干嘛。

第二，善用标记符号。虽然WPS的批注框本身不能改字体，但批注的文字内容可以加一些标记符号。比如我自己习惯在待办事项前面加个【】，重要的事情加个★，需要别人回复的加个？号。这样扫一眼批注列表就能分清楚轻重缓急。

第三，别滥用批注。批注是好使，但真不是所有情况都适合往上加。错别字、标点用错了这种一眼就能看出来的，直接改掉。对，不用犹豫。你非要加个批注说“这里有个错字”，反而显得啰嗦。批注更适合干嘛呢？提建议、抛问题、解释为什么要改，这类需要来回沟通的内容。

对了，如果你对WPS的其他协作功能也感兴趣，可以看看我另外写的WPS文档审阅与协作功能的完整使用指南，里面讲了修订模式、版本历史这些。这里就不展开了。

最后说几句

WPS批注怎么添加，说到底就三种方法：快捷键Ctrl+Alt+M、右键菜单、菜单栏入口。你随便挑一种顺手的用就行。等用熟了，自然就成肌肉记忆了。

我现在是快捷键为主，右键菜单辅助。遇到需要精确选择的时候用右键，日常快速加批注就按快捷键。还真别说，效率确实高了不少。

其实刚开始用批注的时候，我也觉得这是个可有可无的功能。但真正用起来之后，特别是在团队协作和改稿的场景里，我觉得这玩意儿真的是刚需。能少打很多字，能讲得更清楚，还能保留修改记录。

如果你今天看完这篇还是记不住，那就记一个：Ctrl+Alt+M。选中文字，按这三个键，批注框就在右边等你了。

真的，一试就知道有多顺手。