WPS表格制作表格教程:5个必学函数+完整建表流程(2026实测)

上周三晚上十点多，一个做行政的老同学突然微信我，发来一张截图问：“哥，这表怎么快速做出能打印的格式？我负责人催着要，急死了。”

我一看，整个表格数据挤成一团，列宽默认，数字没对齐，连个边框都没有。就离谱。

他问的其实就是最基础的wps表格制作表格教程，但很多人真就卡在这种看似不起眼的地方。我花了十来分钟给他远程说了一遍，他那边一边弄一边“哦哦哦”，最后发来三个字：“搞定了！”

后来我想想，这种需求其实特别普遍。很多人打开WPS表格就只会敲字，稍微改个格式、用个函数就懵了。那今天这篇就把我平时用WPS表格做表的整个流程、以及绕不开的那几个函数公式，一次给你捋清楚。如果你也在找wps表格制作表格教程函数公式大全，你算来对了。

我不跟你扯那些虚头巴脑的理论，直接按“怎么打开、怎么建、怎么算、怎么排、怎么避坑”的顺序聊。你跟着做一遍，心里就有底了。

先别急着敲数据，这几个准备动作省你两小时

很多人一上来就双击图标新建表格，结果做完才发现页面方向不对、保存格式错了，全白干。真的，我也干过这事。

打开WPS表格（我用的WPS个人版2023，版本号大概是12.1.0.16729），左下角点“新建”，选“空白工作簿”。别选那些花里胡哨的模板，除非你真需要，否则还不如空白来得利索。

建好后，先看一眼页面设置。点左上角“文件”→“页面设置”，或者直接按快捷键Alt+P，把纸张方向、页边距、页眉页脚这些定下来。我习惯先把方向调成横向，做宽表舒服，不然打印出来挤得跟春运火车似的。

接下来这步特别关键：保存的时候选对文件类型。WPS保存的时候默认是.xlsx，如果你要发给用微软Office的人，.xlsx没问题。但如果你要发到一些老系统，或者对方还在用Office 2003，那你就得另存为.xls。就这个小细节，我见过很多人因为对方打不开又返工两遍。

从第一行第一列开始：基础建表手把手

建表的核心就三件事：输入、排版、命名。

输入数据的时候，千万别上来就合并单元格。我一开始也喜欢合并标题行，觉得好看，结果后面排序的时候直接弹出“无法排序，包含合并单元格”。害，后来学乖了，标题就老老实实放在一个单元格里，文字加粗、字号调大，跨列居中用“跨列居中”功能（右键单元格→设置单元格格式→对齐→水平对齐里选“跨列居中”），不耽误美观，还不坑你后续操作。

列宽怎么调？把鼠标放到列标右侧边缘，双击，自动适应内容宽度。行高也一样。这个双击自动调整的小动作，很多人不知道，还在手动拖半天。你试试，爽得很。

数字对齐：我有个强迫症，表格里数字必须右对齐，文本左对齐，表头居中。这样整个表看起来专业多了。操作也简单：选中区域，按Ctrl+1打开单元格格式对话框，在“数字”选项卡里根据数据类型选“数值”“文本”或“日期”，对齐方式在“对齐”选项卡里调。别小看这个，打印出来完全是两个档次。

边框和底纹：选中要加边框的区域，Ctrl+1，切到“边框”，先选线条样式（一般用细实线），然后点“外边框”和“内部”，确定。底纹的话，表头可以加个浅灰色（不是那种亮瞎眼的蓝），数据区域保持白色。就这样，高级感出来了。

还有一个点：给工作表命名。工作表底部那个Sheet1，双击就能改，改成一个你能看懂的名字，比如“2026年3月考勤”或“销售月报”。等你以后一个工作簿里有十几张表的时候，你就知道这多救命了。我见过有人一个工作簿里Sheet1到Sheet18，找起数据来比翻垃圾桶还费劲。

函数公式这部分，别跳过去，这是重点

接下来就是wps表格制作表格教程函数公式大全里最核心的一块。WPS表格和Excel的函数基本通用，我就挑几个平时用得最频繁的，你先把这几个吃透，应付80%的日常表格足够了。

SUM求和。这个不用多说了吧，=SUM(A1:A10)即可。但有个坑：如果区域里有文本型数字，SUM不会把它们算进去。解决办法是把文本数字转成数值，或者用=SUMPRODUCT(A1:A10*1)这种偏门写法，不过一般用不上。别把自己绕进去。

AVERAGE求平均。=AVERAGE(B2:B20)。注意空单元格的AVERAGE会自动忽略，但如果是0值就会计入。所以数据里如果有0，先想清楚这个平均算不算0。我做过一次月度会议表格，平均值被几个0拉低了好几个点，当时真的无语。

IF判断。=IF(C2>=60,"及格","不及格")。这个是最基础的，再复杂点可以嵌套：=IF(C2>=90,"优秀",IF(C2>=60,"及格","不及格"))。不过嵌套层数多了头晕，我一般用IFS函数（WPS新版本支持），=IFS(C2>=90,"优秀",C2>=60,"及格",TRUE,"不及格")，逻辑清晰多了。

VLOOKUP查找。这是很多人心中的痛。语法是=VLOOKUP(要找的值, 查找区域, 返回第几列, FALSE)。FALSE表示精确匹配，千万别省略，否则出乱子。举个例子：=VLOOKUP(E2,$A$2:$B$100,2,FALSE)。注意查找区域的首列必须包含你要找的值，而且查找区域必须用绝对引用锁定，就是加$号，不然往下拉公式区域会漂移。我在这上面吃过亏，有一次加班到九点就因为这个，差点崩溃。

COUNTIF/SUMIF条件计数求和。=COUNTIF(D2:D200,"男")统计人数，=SUMIF(D2:D200,"男",E2:E200)按性别汇总工资。这两个函数特别适合做分维度统计，比如按部门算总销售额。真的，用顺手了以后，再也不想用透视表了——虽然后者其实也不难，但这就是习惯问题。话说回来，如果数据量大，透视表还是快一些。

这些函数公式，你没必要背，用到时去WPS的“公式”选项卡里点一下，或者直接百度“WPS VLOOKUP怎么用”，一堆教程。但你必须知道它们存在，以及大致能干嘛，不然临时找都找不到方向。

如果你还想深挖，我之前写过一篇关于WPS表格条件格式与数据验证的进阶玩法，那里面把动态突出显示和下拉菜单设置说得比较细，等这篇文章看完了可以去翻翻。

数据弄完了，怎么让它好看又听话

原始数据录完，公式也算好了，接下来得整理。三大件：排序、筛选、条件格式。

排序很简单，选中表头那一行，点“开始”→“排序和筛选”→“自定义排序”，按某列升序或降序。多个条件排序也可以，比如先按部门，再按销售额从高到低。做之前一定确保没有合并单元格，不然会报错。

筛选更实用。点表头任意一个单元格，按Ctrl+Shift+L，表头右侧会出现下拉箭头。点开就能按特定值筛选，比如只看“华东区”的数据。这个快捷键我是真香了，以前总是用鼠标去点“开始”菜单里的筛选，慢了不止一倍。

条件格式是让数据“自己说话”的功能。比如你想把销售额低于5000的单元格标红，选中那列数据，点“开始”→“条件格式”→“突出显示单元格规则”→“小于”，输入5000，选个浅红填充深红文字，确定。一下子所有不达标的就跳出来了，做汇报的时候特别有用。我上次给老板看季度报表，用条件格式把库存低于安全值的标了黄色，老板说了句“这个做得清楚”。

另外，数据有效性（WPS里叫“数据验证”）也值得了解一下。比如你要让某列只能输入日期，就选中列，点“数据”→“数据验证”，允许选“日期”，设置起止范围。这样别人填的时候就不容易出错。我以前做共享表格时，没设这个，结果有人日期写成“2026年2月30号”，你敢信？当场头皮发麻。

说到公式，这些坑我得先给你排了

函数公式看起来简单，但实际操作中总有各种小问题冒出来。我挑几个高频的说说，省你翻半天论坛。

公式显示为文本不计算。就是你输入=VLOOKUP(A1,B:C,2,FALSE)之后，单元格里显示的就是这串文字，而不是结果。原因大概率是单元格格式被设成了“文本”。解决：把该单元格格式改成“常规”，然后双击进去再回车一下，公式就生效了。这个情况很常见，我刚学的时候被坑过一次，傻看了半天找不到毛病。

VLOOKUP返回#N/A。要么是查找值在查找区域首列里真的不存在，要么是查找值前后有空格。可以用=TRIM(查找值)去掉空格，或者用查找替换把区域里的空格清掉。如果还是不行，检查一下查找区域的首列格式是否一致，文本和数字混着就容易出问题。我记得有一次身份证号存档，有的存成数值，有的存成文本，VLOOKUP匹配到一半断了，最后用文本导入全部重来才解决。

下拉公式结果全是同一个值。这个几乎可以肯定是没做绝对引用。上面VLOOKUP例子我强调了，查找区域要加$锁定。判断方法：点一下下拉出来的公式，看一眼区域有没有跟着往下挪。如果区域变了，就是没锁定。改好第一个，再下拉。

还有个冷门的：输入函数时WPS弹出智能提示，点快了选错参数。不是说笑，我见过有人把VLOOKUP的第四个参数选成TRUE，结果出来一堆近似匹配，数据错得离谱还不自知。所以每次输入完函数，花两秒检查一下参数顺序和最后一个参数是FALSE还是TRUE。真的，这个习惯能救你很多次。

Q: WPS表格的函数公式和微软Excel通用吗？

A: 绝大多数常用函数是通用的，比如SUM、AVERAGE、IF、VLOOKUP、COUNTIF、SUMIF这些，两边用法一模一样。不过WPS有一些自己的特色函数，比如GETPIVOTDATA在WPS里参数顺序略有不同，还有一些WPS特有的本地化函数，比如提取身份证信息的函数。但一般日常使用，你完全可以把WPS表格当成Excel的平替来看。另外WPS个人版免费，这点就挺香。当然了，微软Office在宏和VBA支持上更硬核，如果你要写复杂宏，WPS会有点吃力。不过对于普通做表需求，WPS够用，而且云文档同步是真的方便，我有时候在公司电脑做一半，回家用手机WPS还能接着改，体验还算顺滑。

对，就是这样。

我的实际体验：用了三年WPS表格，说点实在的

我从2023年开始把主力办公软件从微软Office换成了WPS，主要原因是个人版免费，而且云同步不用额外设置。用了这三年，表格制作方面，日常完全没觉得比Office差多少，反而有些小细节更顺手。比如WPS表格的“阅读模式”可以高亮行列，看数据不串行，这个功能Office菜单里也有，但WPS做得更显眼。还有“护眼模式”和“夜间模式”，我晚上加班改表的时候眼睛舒服不少。

也不是没缺点。比如WPS个人版打开时有广告弹窗，虽然可以关闭，但每次重装后都要重新设置，有点烦。再比如处理特别大的数据文件（几百万行那种），WPS会卡，卡得像PPT一样。我最多一次处理过大概四十万行数据，筛选和计算明显比Office慢，不过也还能忍，毕竟免费。如果你就做个考勤表、销售台账、项目进度表，WPS表格完全扛得住。

还有一点，WPS的“云文档”和“文档漫游”功能确实好用，但要注意云空间免费额度有限，大概1GB（具体记不太清了，反正不是无限），存满了就得删或者买会员。所以我重要表格一般本地存一份，云上再同步一份，双保险。

说实话，如果你刚开始学表格，我建议直接拿WPS上手，成本为零，功能够用，学起来和Excel几乎没差别。等以后真有特殊需求了再换也不迟。

最后说一句

这篇wps表格制作表格教程写到这里，基本把建表的完整流程和函数公式的那点门道都过了一遍。剩下的就是你打开软件自己鼓捣。真的，表格这东西听一百遍不如自己做三遍，尤其函数，手敲两次就记住了。

下次你朋友再半夜问你“表怎么快速搞出来”，你可以直接把这篇甩过去。或者，你自己照着做一遍，下次遇到直接搞定。

行了，不废话了。你现在就可以打开WPS，新建一个空白工作簿，从调列宽开始试试。动手吧。