WPS页面背景颜色设置,但你根本不想打印出来(附详细教程)

上周一个做标书的朋友半夜突然弹我消息。说他在WPS里把页面背景色调成了淡蓝色，屏幕上看着挺舒服，结果打印出来白纸一张。他折腾了快俩小时，怎么都搞不定。我回了他一句：你把“页面背景”和“打印背景”搞混了。他发了一串省略号。

说实话这坑我也踩过。之前在公司帮一个同事调文档，我那时也以为背景色能直接打出来，结果被打印机打脸了。WPS页面背景颜色设置这玩意儿，看着简单，但逻辑跟很多人想的不一样。你以为你在设置页面的外观，实际上你只是在设置屏幕显示效果。对，你没看错。

今天这篇就把这个事儿彻底说透。不管你是想给文档加个底色让眼睛舒服点，还是真的需要把背景色打出来，我都有对应的办法。往下看。

WPS页面背景颜色设置：先搞清楚你在改什么

WPS文字里的“页面背景”，它的定位是视觉辅助，压根不是文档内容的一部分。这个设计逻辑跟Microsoft Word是一样的——背景色默认就是给你在屏幕上看的，打印的时候根本不会参与。所以如果你只是想让编辑文档的时候眼睛不累，比如把白色背景换成浅绿色或者淡黄色，那这个功能完全够用。

操作路径也不复杂。你打开WPS文字，看顶部菜单栏，找到“页面布局”这个选项卡，点进去之后往右看，有一个“背景”按钮。点开它，弹出一个颜色选择器，选个喜欢的颜色，整个页面底色瞬间就变了。就这么简单，5秒钟的事。

但问题就出在这。很多人——包括我——第一次用的时候都以为这个颜色会跟着文档一起打印出来。结果按下Ctrl+P，预览里一切正常，打出来就是白的。那种感觉怎么说呢，就像你化了个全妆出门，结果下暴雨全花了。有点烦，但也怪自己没搞清楚逻辑。

WPS页面背景颜色设置打印不出来？这才是正解

好，现在说重点。如果你需要的不是“屏幕看着舒服”，而是打印出来的纸面上真的有背景色，那光靠上面那个操作根本不够。你得走另一条路。

WPS页面背景颜色设置打印不出来，根本原因就是刚才说的：页面背景默认不参与打印。那要让背景色真正印到纸上，有几种思路。我个人最推荐的是给页面插入一个矩形形状，填充颜色，然后把它设为衬于文字下方。这个方法听上去有点土，但效果出奇地稳定，而且打印出来颜色很正。

具体步骤我拆开写：

• 先点顶部菜单栏的“插入”选项卡，找到“形状”，选一个矩形。
• 在页面上拖拽画一个覆盖整个页面区域的大矩形。不用特别精确，后面可以调。
• 画好之后，矩形默认是蓝色填充带边框的。你选中它，右键，选“设置对象格式”。
• 在右侧弹出的面板里，把填充颜色改成你想要的背景色，把边框设为“无边框”。
• 最关键的一步来了：还是在“设置对象格式”里，找到“文字环绕”或者叫“版式”的选项（不同版本叫法不太一样），把它设为“衬于文字下方”。
• 然后调整矩形的位置和大小，让它刚好覆盖整个页面。搞定。

这个方法的好处是，颜色是作为图形对象存在于文档中的，打印的时候图形对象会正常输出。所以打出来就是有底色的。缺点呢，如果你文档有好几页，每页都要手动插一个矩形，或者你可以试试把这个矩形复制粘贴到每一页。麻烦是麻烦了点，但管用。

我记得好像还有一个更省事的办法。就是在“文件”→“打印”→“打印预览”这个界面里，找找有没有一个叫“页面设置”的按钮，点进去之后可能有背景打印相关的选项。不对，具体记不太清了，反正WPS的版本更新比较快，有些选项的位置会变。2023年之后的新版本我印象中在打印设置里加了一个“打印背景颜色和图像”的开关，但我不确定所有版本都有。所以还是上面的矩形法最稳妥，什么版本都能用。

你到底属于哪种情况？先别急着操作

写到这我得提醒一句：动手之前先想清楚你为什么要给页面加背景色。不同的目的，对应的操作完全不一样。别像我那个朋友，折腾俩小时才发现自己一开始就搞错了方向。

如果你只是觉得白底太刺眼，想要一个护眼的编辑环境，那直接用“页面布局→背景”就行。这个设置在WPS里还有个专门的护眼模式，在右下角的状态栏附近，有个小眼睛图标，点开之后可以选“护眼模式”，那个是全局的，整个软件界面都会变成柔和的绿色调。跟页面背景是两回事，但如果你就是图个眼睛舒服，护眼模式可能比改背景色更好用。

但如果你是真的要出一份有底色的文件——比如做海报、做邀请函、做需要特殊视觉效果的标书页面——那老老实实用矩形法，或者直接考虑用WPS的“页面布局→页面颜色”这个功能，部分版本里它和“背景”是分开的两个按钮，页面颜色才是真正参与打印的。你打开看看你用的版本里有没有这个选项。这个看情况，我没法给你一个确定的答案，因为WPS个人版和专业版在这个细节上确实有差异。

Q: WPS页面背景颜色设置打印不出来怎么办？

A: 分两步走。第一步，确认你用的是不是“页面布局→背景”设的颜色。如果是，那这个颜色本来就不参与打印，屏幕上看到的是视觉辅助。第二步，如果你需要打印背景色，用插入矩形填充颜色并设为“衬于文字下方”的方法，这样可以确保背景颜色作为图形对象正常打印。另外打印前建议先打印一页试试效果，不同打印机的色彩还原能力也不一样。

踩坑之后的一些碎碎念

说真的，WPS这个“背景”和“页面颜色”的命名方式确实有点反人类。两个功能名字长得差不多，功能定位却完全不同，一个只管屏幕显示，一个才管实际输出。我第一次用的时候完全没注意到有“页面颜色”这个独立选项，后来还是在一个论坛帖子里看到有人提到，才反应过来。害。

不过换一个角度想，WPS在这件事上其实是在提醒用户：背景色不是文档的正文内容。办公文档的核心永远是文字和数据，背景色顶多算个锦上添花。你如果真的要突出视觉效果，与其纠结背景色，不如在排版、字体、配图上多花点心思。反正我的经验是，真正需要打印背景色的场景其实不多，大多数时候人们只是想要个舒服的编辑界面而已。

还有个小细节值得说一下。如果你用矩形法做了背景色，然后发现打印出来的颜色比屏幕上深或者偏色了，这不是WPS的问题，是打印机的色彩管理问题。喷墨打印机和激光打印机对颜色的还原能力不一样，同一种浅蓝色在不同机器上打出来的效果能差一个色阶。所以如果你对颜色要求很高，建议先在普通A4纸上打一张试试，别一上来就用好纸。大概就这么个意思吧。

最后再说一句，WPS这几年更新迭代挺快的，至少在我用的2024版里，打印相关的设置比前几年清晰了不少。如果你用的是比较老的版本，有些按钮的位置可能跟我描述的不太一样，但底层逻辑是通的。动手试两遍，肯定能琢磨明白。

对了，如果你平时经常需要给文档加各种视觉效果，建议去了解一下WPS的“页面边框”和“水印”功能，这两个在打印时也经常被忽略，但有时候比背景色更能提升文档质感。这个以后有空再单独写一篇聊聊。

反正核心就一句话：搞清楚你是要“看”还是要“印”，再去选对应的操作。搞混了，白折腾一场。

WPS文档打印设置完整指南