WPS 批注怎么用：在旁边说一句话不改正文，插入回复删除一次讲清

你在某句话旁边有个意见。

而你的打算，是"把它写在"那句话里"。

而那就"改了正文"。

所以那句可以这样记"："批注和修订是两件事：修订改的是正文，而批注一个字都不动"。

而这一条，是这一篇的根"。

所以那句可以这样记"："所以批注不会让文件变样——而修订会"。

为什么这个区别重要

接着说"那为什么要分这么清"。

也就是说："因为它决定对方能不能"不同意"。

所以那句可以这样记"："修订是我已经改成这样了，而批注是我觉得这儿该改"。

而这一条的后果，很实在"：

"改了的东西，对方要"先接受"。

所以那句可以这样记"："改了的，对方要先接受；而说了的，对方可以直接不同意"。

而这一条的用处，很直接"：

"你不确定的地方，用"批注"。

所以那句可以这样记"："你不确定的地方用批注——因为你不确定，就不该替对方做决定"。

而这一条，也是这一篇最能立住的"。

所以那句可以这样记"："改是替人做决定，而说是把决定留给对方"。

三个动作

接着说"那有几个动作"。

也就是说："插"，"回"，"删"。

所以那句可以这样记"："三个动作：插、回、删——而这三个就够用到熟了"。

而插那一步，有个前提"：

"得先选中那一段"。

所以那句可以这样记"："插之前得先选中那一段——因为批注是挂在某几个字上的，不是挂在整篇上的"。

而这一条的用处，很实在"：

"选多少，它就"指多少"。

所以那句可以这样记"："选多少它就指多少——而选得准，对方才知道你说的是哪几个字"。

而回那一步"：

"它是同一条下面"接着说"。

所以那句可以这样记"："回复是在同一条下面接着说——而它不会长出新的一条"。

而删那一步，有两种"：

"删一条"，和"全删"。

所以那句可以这样记"："删有两种：删这一条，和把所有批注一次清掉"。

而这一条，也是最该注意的"。

所以那句可以这样记"："两种删法的后果不一样：一种是你还想留别的，一种是你准备发出去了"。

它会跟着文件走

接着说"那它会不会被别人看到"。

也就是说："会"。

所以那句可以这样记"："批注是文件的一部分——它跟着文件一起走，所以在对方那边也看得到"。

而这一条的后果，很实在"：

"忘了删，你的意见就"出去了"。

所以那句可以这样记"："忘了删，你的意见就跟着出去了——而那些意见，通常不是给收件人看的"。

而这一条的用处，很直接"：

"发之前清一遍"。

所以那句可以这样记"："发之前清一遍——而这一层我在讲发出前清理那篇里写过"。

而这一条，也是最容易被低估的"。

所以那句可以这样记"："最容易低估的是：批注不像修订那样醒目，所以它更容易被忘掉"。

什么时候该用批注

接着说"那到底什么时候用"。

也就是说："你只是想说一句"。

而不想动手改"。

所以那句可以这样记"："你只是想说一句，而不想动手改——那就是批注"。

而这一条的例子，很具体"：

"这句话我觉得"太长"。

所以那句可以这样记"："这句话我觉得太长——而这句是意见，不是改动，所以它该是批注"。

而这一条也有个反面"：

"你已经知道该怎么改"，那就用修订"。

所以那句可以这样记"："你已经知道该怎么改，那就用修订——因为那时候把决定权留着，反而是在拖"。

而这一条，也是最实用的"。

所以那句可以这样记"："有把握就改，没把握就说——而这两件事，别用同一个功能"。

一处边界

最后说"一个我不给的"。

也就是说："那个按钮在哪儿"。

而那个我不给"。

因为"各版本的位置不一样"。

所以那句可以这样记"："那个按钮在哪儿，我不给——因为各版本的位置不一样"。

而我给的，是"那个分辨"。

所以那句可以这样记"："我给的是分辨：你要的是说一句，还是改成这样"。

而这一条，也是这一篇最诚实的一句"。

所以那句可以这样记"："位置会变，而批注不动正文不会变"。

为什么它挂在字上，而不是页边

接着说一条很实在的。

也就是说：因为它要指得清。

而它会跟着那段字走。

所以那句可以这样记"："它挂在字上，所以你删了那段字，批注会跟着丢；而你挪了那段字，批注会跟着挪"。

而这一条的用处，很直接。

也就是说：它是"这几个字的意见"。

所以那句可以这样记"："它是这几个字的意见，而不是这一页的意见——而这一条，决定了删字要小心"。

而这一条也有个反面。

也就是说：它不会因为你换版式就跑。

所以那句可以这样记"："它不会因为你换版式就跑——因为它的位置是跟着字算的，不是跟着页算的"。

两个人同时批注会怎样

再说一个很现实的。

也就是说：会并排在一起。

而它不会互相覆盖。

所以那句可以这样记"："两个人对同一句各批一条，它们会并排站着——而谁说的在前，取决于谁先存的"。

而这一条的用处，很直接。

也就是说：同一句能有好几条。

所以那句可以这样记"："所以同一句能有好几条意见——而那不是乱，那是它们在讨论"。

而这一条也有个提醒。

也就是说：条数多了会挤。

所以那句可以这样记"："条数多了会挤——因为那一块地方就那么大，而它不会自动折叠"。

删了正文，批注会怎样

再说一个最容易出事的。

也就是说：它会一起没。

而你可能不知道。

所以那句可以这样记"："删掉那段字，挂在上面的批注会一起没——而它不会问你要不要留"。

而这一条的用处，很直接。

也就是说：想留意见，先处理批注。

所以那句可以这样记"："想留意见就先处理批注，再删字——顺序反了，意见就找不回来了"。

而这一条也有个补救。

也就是说：撤销。

所以那句可以这样记"："唯一的补救是撤销——而撤销只在你还没往下做别的之前有用"。

三个能立刻用的

最后给三个动作。

也就是说：先选中。

有把握就改。

发之前清。

所以那句可以这样记"："三个动作：先选中、有把握就改、发之前清"。

而第三个最容易忘。

也就是说：因为它不醒目。

所以那句可以这样记"："第三个最容易忘，因为批注不像修订那样醒目——它只是在边上一小块"。

批注和修订能不能换着用

接着说一条很实在的。

也就是说：能换。

而代价不同。

所以那句可以这样记"："批注和修订能换着用，但换的方向不对称：批注转修订要一条条手动，而修订转批注基本是重写"。

而这一条的用处，很直接。

也就是说：先想清再下手。

所以那句可以这样记"："所以先想清再下手——因为反过来那一步，几乎没有工具帮你做"。

而这一条也有个例子。

也就是说：批注写"建议删掉"。

所以那句可以这样记"："批注里写建议删掉，而对方还得自己动手删——那一步他不可能替你按"。

批注能不能打印出来

再说一个很实在的。

也就是说：能。

而要选。

所以那句可以这样记"："默认它不印出来——而开会要用的话，得在打印那边单独选上"。

而这一条的用处，很直接。

也就是说：那就是会议材料。

所以那句可以这样记"："要拿它开会，就得印出来——而印出来之后，那些意见就跟着纸走了"。

而这一条也有个提醒。

也就是说：印出来就收不回。

所以那句可以这样记"："印出来就收不回——而屏幕上删一条是一秒，纸上没有这个动作"。

几个常见的坑

第一个坑，是把意见写进正文。而那叫改，不叫说。

第二个坑，是不选中就插批注。而那会挂到一段奇怪的地方。

第三个坑，是回复当成新的一条。而它会散。

第四个坑，是发出前忘了删。而意见跟着出去了。

第五个坑，是把批注当修订用。而对方会以为你只是"提了个建议"。

最后

如果只用三句话记住这篇，我希望是这三句话。

批注和修订是两件事：修订改的是正文，而批注一个字都不动。所以批注不会让文件变样，而修订会。而这个区别重要，因为它决定对方能不能不同意：修订是"我已经改成这样了"，而批注是"我觉得这儿该改"。

而三个动作就够：插、回、删。插之前得先选中那一段，因为批注是挂在某几个字上的；回复是在同一条下面接着说，不会长出新的一条；而删有两种，删一条和全删，后果不一样。

而它会跟着文件一起走，所以在对方那边也看得到。忘了删，你的意见就出去了——而批注不像修订那样醒目，所以它更容易被忘掉。所以有把握就改，没把握就说。

而它挂在字上：删了那段字，批注会跟着丢；挪了那段字，批注会跟着挪。而它不会问你要不要留——想留意见，就先处理批注，再删字。

而两个人对同一句各批一条，它们会并排站着，而谁说的在前取决于谁先存的。

而这一篇说到底，就是一句：它一个字都不动。

而认了这一句，你就知道什么时候该说、什么时候该改。

而这一篇，到这儿就完了。

而它想省下的，是你把意见写进正文、然后被对方当成定稿的那一次。

而那一次，本来一句批注就能说清。

而这一篇，到此为止。

而它想留下的，是那句"改是替人决定，说不是"。

而这一句，你今天就能用上。

而用上之后，那两种错就不会再混。

而这一篇，写完了。

而剩下的，是你下一次开口之前先想一下。

而想的那一下，就是这一篇。

而这一篇，到这儿真的完了。

而写到这儿，其实也就够了。